Assistant Te Administratif Tive H/F - Fondation des Amis de L'atelier

Depuis plus de 60 ans, la Fondation des Amis de l'Atelier accueille et accompagne près de 3 000 personnes en situation de handicap réparties dans ses 90 établissements et services. La Fondation compte plus de 2 000 salariés.

Le foyer de vie l'Alliance, situé à Verrières le Buisson 91370, accueille à ce jour 45 personnes en situation de handicap mental, psychique et/ou avec trouble du spectre autistique.En référence à la loi 2002-2 du 02/01/2002 qui précise dans son article 3 que : « L'action sociale est conduite dans le respect de l'égale dignité de tous les êtres humains avec l'objectif de répondre de façon adaptée aux besoins de chacun d'entre eux », le professionnel agit suivant le cadre légal et assure ses missions en conformité avec le projet institutionnel, stratégique, de la Fondation et le projet d'établissement de la structure dans laquelle il intervient.

L'assistant administratif agit sous la responsabilité de l'équipe de direction du pôle. Dans le respect des textes et procédures applicables, l'assistant administratif assure en collaboration ou en autonomie, les missions suivantes :

L'accueil et communication
- Assurer l'accueil physique et téléphonique.
- Saisir, mettre en forme, éditer et diffuser des documents relatifs au suivi des dossiers des personnes accompagnées.
- Classer et archiver les dossiers papiers et/ou informatiques.

La gestion des Ressources Humaines
- Participer à la gestion administrative des dossiers salariés

La gestion comptable
- Tenir et contrôler la caisse établissement)
- Participer à la réalisation de la comptabilité mensuelle de l'établissement
- Participer au contrôle de gestion des dépenses courantes de l'établissement et des comptes résidents
- Réceptionner les factures, les transmettre au comptable et assurer le suivi
- Suivre la participation hébergement des résidents

La gestion des dossiers des personnes accueillies et/ou accompagnées
- Gérer les dossiers administratifs de l'usager et suivre les échéances administratives
- Assurer les transmissions nécessaires à la prise en charge de la personne accueillie
- Préparer les différents documents afférents au suivi de la prise en charge de la personne
- Réaliser la facturation mensuelle des résidents et le suivi de l'activité en lien avec le service comptabilité du siège
- Suivre les dossiers MDPH et renouvellement de l'aide sociale à l'hébergement
- Transmettre les informations aux différents outils de suivi et de contrôles des autorités (via trajectoire .)

La participation à la vie de l'établissement
- Participer à l'organisation des évènements
- Participer aux réunions pluridisciplinaires

Le travail en équipe et la participation au projet institutionnel
- Se situer et agir au sein d'une équipe pluridisciplinaire, échanger les informations nécessaires à l'accompagnement
- Concevoir, élaborer et mettre en oeuvre des actions dans le cadre du projet d'établissement
- Assurer la traçabilité de ses actions dans le dossier unique de la personne accueillie et/ou accompagnée
- Utiliser, mettre à jour et développer les différents outils de communication et d'informations
- Participer à une veille permanente à l'évolution des connaissances techniques et théoriques du champ social ou éducatif afin de maintenir une pratique adaptée à ces évolutions
- Développer et s'impliquer dans les dynamiques partenariales, institutionnelles et inter-institutionnelles
- Participer à la démarche qualité
- Participer à des groupes de travail
- Intervenir et alerter en cas d'urgence

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Logiciels comptables,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative d'une activité,Réaliser des opérations comptables,Réaliser la gestion administrative du personnel,Utiliser les outils numériques

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Hébergement social pour handicapés mentaux et malades mentaux

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.