Secrétaire Administrative et Commerciale du Bâtiment H/F - Secoferm

Nous recherchons pour rejoindre notre équipe un(e) Secrétaire administratif(ve) et commercial(e) secteur Bâtiment.

VOTRE MISSION
Sous la responsabilité du Responsable du service serrurerie métallerie et en collaboration avec le chargé d'affaires et conducteur de travaux, vous apportez un appui administratif à la conduite de chantiers et suivez la progression administrative des dossiers.

Vos principales missions seront les suivantes :
- Assurer le suivi commercial du dossier
- Réaliser et constituer les dossiers de réponse aux appels d'offres
- Télécharger les mises à jour documentaires sur les différentes plateformes de consultation
- Assurer le recueil/classement des informations commerciales tout au long de la vie de l'affaire
- Gérer les dossiers de commande : enregistrement, mises à jour, diffusion
- Gestion la partie administrative de chaque dossier, dans le respect des procédures et des délais :
- Traiter les Ordres de Service, avenants, et tout autre document et gérer leur validation et leur diffusion
- Constituer annuellement le dossier des pièces administratives des sous-traitants
- Compléter les contrats de sous-traitance et les demandes d'agrément, les diffuser et les suivre
- Compléter les dossiers de révision et de renouvellement des diverses qualification et normes
- Transmettre les éléments de facturation au service comptabilité :
- Emettre les situations de travaux et facturation mensuelles via l'ERP
- Etablir les factures d'acompte
- Assurer les démarches de dépôts sur les plateformes dédiées (Chorus, Edi Flex), et auprès des commanditaires (économistes, Architectes ou MO.)

LE PROFIL RECHERCHE
De formation Bac à Bac +2 dans le domaine de la gestion, vous avez une expérience de 3 ans minimum sur un poste similaire, acquise dans une entreprise du secteur du bâtiment. Vous maitrisez les outils informatiques et êtes parfaitement à l'aise avec les ERP, notamment SAGE GESTION serait un plus.
Vous appréciez de travailler avec réactivité et pro activité, êtes à l'aise dans le suivi des relances tant à l'oral qu'à l'écrit et vous savez vous adapter aux urgences.
Votre curiosité et vos capacités d'apprentissage sont les garants de votre réussite sur cette fonction.
La connaissance des appels d'offre et de l'environnement des marchés publics et de la sous-traitance serait appréciée.

Poste à pourvoir de suite, avec formation interne au poste.
Rémunération : 21 900,00€ à 25500,00€ par an selon profil et expérience.
Avantages :
- Intéressement et participation, mutuelle PROBTP
Lieu du poste : En présentiel

Experience: 3 An(s)

Compétences: Gestion administrative,Logiciel de traitement de texte,Procédures administratives,Procédures d'appels d'offres,Techniques de communication orales, écrites et numériques,Relayer de l'information,Utiliser les outils numériques,Coordonner les réponses aux appels d'offres,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Gérer la communication interne et externe,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Participer à l'élaboration de dossiers administratifs (permis de construire par exemple),Renseigner des supports de suivi d'activité,Répondre à un appel d'offres,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Suivre l'avancement des projets techniques,Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Travaux de menuiserie métallique et serrurerie

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.