Agent Administratif - Agente Administrative H/F - Mairie

La mairie de Saillans, recherche un agent polyvalent d'accueil (H/F)

Vos missions :
Accueil physique et téléphonique du public.
Recueillir et transmettre les informations nécessaires au fonctionnement de la collectivité (téléphone, mail, réception public)
Traite en autonomie les dossiers administratifs suivants :
- inscription scolaire
- gestion du courrier départ/arrivé,
- recensement militaire,
- mise en place et gestions des salles et matériels plein air
- raccordement postal
- rédaction des certificats d'urbanisme d'information et réponse aux DIA,
- attestations diverses en lien avec le SG, liens avec CCAS,
- gestion de l'affichage administratif hors urbanisme (arrêtés préfectoraux.)
- gestion des salles communales
- gestion des conventions des associations
Gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences.
Secrétariat ponctuel des élus (livrets habitants, courriers, cartes de voeux...etc)
Gestion de l'information, classement et archivage de document (registres des délibérations, arrêtés du Maire, conventions associations...)
Réalisation des passeports et cartes d'identités
Réalisation des arrêtés de voirie en l'absence du garde.

SAVOIRS FAIRE PRATIQUES SAVOIRS et CONNAISSANCES
Prise de note rapide, savoir détecter le bon interlocuteur
Savoir prioriser les urgences
Hiérarchiser et classer les informations
Maîtriser les techniques de bureautique (publipostage, mise à jour de tableur excel)
Planification (plannings) et suivi.
Disponibilité vis à vis des publics et sens du service public.
Communication orale et écrite.
Techniques de secrétariat (prises de notes)
Techniques de recherche documentaire.
Procédures administratives.
Logiciels de bureautique.
Rappel des obligations des fonctionnaires :
- discrétion professionnelle, devoir de réserve
- d'information au public
- d'obéissance hiérarchique
- de déclaration cumul d'activités dans la fonction publique.

Travail en bureau, accueil du public aux horaires d'ouverture de la mairie, Horaires fixes imposés

Experience: 1 An(s) - souhaitée

Compétences: Gestion administrative du courrier,Bureautique et outils collaboratifs,Corriger et mettre en forme un document,Utiliser les outils numériques,Archiver des dossiers et documents de référence,Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins,Organiser l'agenda des réunions et des rendez-vous,Accueillir, orienter, renseigner un public,Mettre en forme un document,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Diffuser une information, une publication

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.