Secrétaire de Circonscriptions Inspection Education Nationale - 37 H/F - Ministère de l'Education nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche

Missions

Gestion des remplacements des personnels absents ou en congé:

-Autorisations d'absence : effectuer la saisie de l'avis IEN sur AA1D et faire les relances des justificatifs si nécessaire

-Consulter l'application ARIA pour suivre la gestion des remplacements par la plate-forme départementale à la DPE

-Collaborer étroitement avec la plate-forme départementale du remplacement

-Effectuer le suivi et la saisie des intentions de grève sur SMA et Mozart

-Effectuer le suivi des arrêts maladie au SAGIPE

Communication : accueil, réception et transmission des messages :

-Accueillir physiquement et/ou téléphoniquement l'usager

-Prendre les messages de façon très explicite

-Réceptionner, diffuser et traiter les courriers et courriels

-Transmettre l'information au personnel concerné (Inspecteur de l'Education nationale, Conseiller pédagogiques de circonscription, Enseignant référent aux usages du numérique)

-Détecter les urgences et en référer à l'Inspecteur de l'Education nationale ou au référent concerné

-Etablir des priorités de traitement des situations

-Orienter les communications

-Préserver la confidentialité

-Rédaction et suivi courriers

-Classer, archiver, rechercher et transmettre des informations

-Rester en veille par rapport aux dates de retour de certains dossiers

Gestion administrative des différents dossiers :

-Renseigner les tableaux élaborés par la DPE pour connaître le planning des directeurs, des PE à temps partiel (notamment des PE à 80% devant 7 jours), et des TD-RS

-Consultation des dossiers administratifs et professionnels des enseignants AGAPE et transmission au SAGIPE

-Gérer les entretiens de carrière : préparation du dossier pour l'IEN, remise en forme des rapports

-Suivre les déclarations d'accidents scolaires : transmission à la DIVEL et archivage

-Convoquer les familles et suivre les compte-rendus pour les instructions en famille

-Emettre les convocations des visites PES

-Suivre les RIS

-Suivre des IPE, les stages vacances apprenantes

-Réaliser les inscriptions et assurer le suivi administratif des actions de formations GAIA

-Vérifier la gestion des remplaçants pour les stages de formation continue

-Gérer certaines situations avec le SAGIPE

-Réaliser et mettre à jour des fiches écoles

-Gérer les retours des élections des délégués de parents d'élèves ECECA

-Gérer les interims de direction SOLARIS

-Suivre les inscriptions EILE

-Suivre le mouvement des enseignants

-Recenser les services civiques, mouvement des enseignants, temps partiels, demandes de retraites

-S'approprier la règlementation inhérente à chaque dossier

-Suivre les dossiers Rh complexes si nécessaire

Compétences requises :

-Être capable de s'intégrer à une équipe et de travailler avec chacun

-Savoir écouter et se rendre disponible

-Être loyal vis-à-vis de son IEN et de l'institution

-S'approprier un poste de travail informatique

-Maîtriser à minima Word, Excel, le courrier électronique et la gestion des agendas partagés

-Exploiter et utiliser les ressources logicielles inhérentes au fonctionnement du service (Aria, Gaia, Mosart, Iprof, ONDE, PASION, Faits établissement, AA1D, AGAPE, ...)
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-Faire preuve de qualités orthographiques et rédactionnelles.