Assistant·e et Coordonnateur·trice de Direction 01-017Bis H/F - Ministères Aménagement du Territoire Transition Écologique

Il s'agit d'assister les directeurs dans l'exercice de leurs missions:

Assistant.e de direction :
- Gestion des courriers/agenda/planning/espaces numériques de partage
- Mise en forme des courriers sortants
- Préparation des réunions (invitations, dossiers papiers...)
- Gestion des déplacements (billets de trains, véhicules, états de frais...)
- Participation aux actions de communication (brèves, intranet, diffusions...)
- Participation aux réunions de CODIR (ordre du jour et compte rendus)
- Appui occasionnel aux secrétariats des services

Coordonnateur.trice du collectif d'assistants.es :
- Coordination de l'activité mutualisée des assistants.es
- Suivi des courriers signalés
- Traitement des dossiers réservés au directeur
- Correspondant communication et formation
- Coordination de la veille externe et de l'information en interne
- Relations avec le corps préfectoral
- Organisation des réunions avec les partenaires locaux et nationaux

Positionnement dans la structure :
Le/la titulaire du poste est placé.e sous l'autorité du Directeur.
Il/elle travaille en proximité avec le directeur de cabinet

Relations internes et externes :
Partenaires principaux: tous les services de la DREAL Grand Est, Directions d'administration centrale, services de l'Etat en région et département dont notamment les préfectures.

Compétences techniques :
- maîtrise des outils bureautiques et informatiques
- connaissance des domaines d'actions de la DREAL et des responsabilités de chacun
- connaissance de l'environnement de la direction et des partenaires
- connaissance des règles de classement et d'archivage
- connaissance des principes de rédaction des lettres/rapports administratifs

Compétences relationnelles :
- discrétion
- disponibilité
- savoir accueillir, écouter et communiquer avec amabilité, courtoisie et diplomatie
- réactivité
- sens de l'organisation: suivre les différents délais, anticiper et alerter
- rigueur
- autonomie dans le travail: savoir hiérarchiser l'importance des informations et des interlocuteurs
- aptitude et goût pour le travail en équipe

Profils recherchés, antériorité éventuellement nécessaire :
Expérience antérieure menée avec succès dans des fonctions de secrétariat souhaitée