Assistant de Direction H/F - Fonction publique de l'État

Le poste d'assistant-e de direction est rattaché à la Mission Modernisation Accompagnement et Pilotage de la DDT, qui comprend une cheffe de service et une chargée d'appui.

Votre mission est en lien direct avec la direction mais s'inscrit dans une transversalité forte tant avec les services internes et externes via les assistantes.

Vous serez une personne ressource, rouage essentiel au bon fonctionnement de la DDT et au maintien des bonnes relations avec les partenaires,

Appui administratif et organisationnel auprès de la direction:
- Organisation de la vie professionnelle du directeur et de son adjointe (tenue des agendas, filtrage des appels, prise de note des appels téléphoniques et retour rapide des informations)
- Organisation et planification des réunions
- Suivi des projets et activités de la direction (constitution des dossiers pour les réunions, comités, point d'avancement des dossiers en cours, etc.)
- Gestion de la messagerie de la direction et DDT
- Organisation des déplacements du directeur et de son adjointe
- Programmation et suivi des entretiens professionnels des chefs de services
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique divers, classement, archivage
- Accueil téléphonique et physique au secrétariat
- Tenue et mise à jour des coordonnées de contact

Appui administratif et organisationnel auprès des services internes et des partenaires (préfecture,...):
- Référent(e) courriers réservés et suivi des réponses
- Suivi des affaires réservées (intervention parlementaire, ...)
- Participation à la réunion hebdomadaire des cadres ainsi qu'aux aspects administratifs (préparation odj, rédaction du compte rendu et diffusion)
- Mise en place d'une bonne communication avec les assistantes des services internes et externes
- Gestion et répartition du courrier dans tous les services

Appui sur les missions de communication et l'événementiel :
- Recherche et diffusion d'informations (lecture de la presse et photocopie des articles susceptibles d'intéresser la direction ou les services
- Appui à l'organisation d'évènements et d'actions internes (colloque, séminaire, journée de service)
- Mise à jour de la charte graphique et des modèles divers
- Suivi et mise à jour des publications sur intranet et IDE

Missions spécifiques:
- Proposition d'amélioration des outils des processus avec comme support le club des assistantes (redynamisation)
- Contribution active à l'évolution tant des méthodes que de l'organisation du travail
- Assurer la gestion et l'organisation de la partie direction et cabinet sur le serveur (tri, classement, archivage)
- Prendre en charge la mission d'assistant(e) de prévention (à définir)

Les missions énoncées ne sont pas exhaustives, elles évoluent en fonction des impératifs de la structure et du service.

Profil de secrétaire ou d'assistante confirmée ayant idéalement une expérience réussie sur un poste à enjeux similaires.

Compétences ou connaissances souhaitées:
- Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
- Maîtrise des techniques et des outils de secrétariat de direction
- Connaissance de l'environnement des collectivités territoriales et de l'ATE
- Organiser une réunion (administrative et matérielle)
- Fonctionnement de l'internet et de l'intranet
- Diffuser une information, une publication,
- Utiliser les outils numériques adéquats (agenda, messagerie, libre office, canva, sondage, Chorus)

Valeurs et qualités attendues :
- Capacité à évaluer l'urgence d'une demande, priorisation des tâches
- Diplomatie, Discrétion,
- Réactivité, Rigueur, autonomie
- Sens du relationnel et du travail en équipe, s'inscrire dans un collectif de travail
- Rendre compte, loyauté
- Dynamisme et modernité dans les pratiques
- Rattaché hiérarchiquement au(à la) chef(fe) de Mission Modernisation Accompagnement et Pilotage et fonctionnellement aux directeur et directrice adjointe.