Agent Polyvalent Etat Civil - Commune d'Alencon H/F - Fonction publique Territoriale

Accueillir le public en vue d'établir et de délivrer des actes d'état civil et gérer les scrutins électoraux.

Rattachement hiérarchique : Rattaché(e) à la Responsable du Service Etat Civil & Cimetières
Temps de travail : 38h30mn par semaine avec 25 CP ET 21 RTT - Eligible au télétravail
Action sociale : Participation à la mutuelle - Adhésion au CNAS (Comité National d'Action Sociale) - Amicale du personnel
Contraintes particulières liées au poste : Présence lors de mariages par roulement et lors des week-ends d'élections.

Etat Civil :
- Recevoir le public et traiter les demandes ;
- Enregistrer et rédiger les différents actes d'état civil : naissance, reconnaissance, changement de nom, changement de prénom, mariage, décès, enfant sans vie ;
- Utiliser Comedec (dématérialisation des actes d'état civil) ;
- Préparer les cérémonies de mariage et de baptême civil, et assister les élus lors des cérémonies ;
- Répondre aux courriers : demandes d'actes (particuliers-administrations) ;
- Compléter les livrets de famille ;
- Effectuer des recherches diverses (généalogie) ;
- Assurer l'accueil téléphonique ;
- Vendre et renouveler les concessions funéraires ;
- Inscrire sur les listes électorales et effectuer les changements d'adresse ;
- Etablir les attestations d'accueil ;
- Effectuer les légalisations de signature ;
- Certifier conformes les photocopies ;
- Réceptionner les inscriptions pour le recensement citoyen ;
- Recevoir les demandes et assurer le suivi des dossiers de cartes nationales d'identité et de passeports

Gestion des listes électorales :
- Inscrire les nouveaux arrivants ;
- Rechercher les adresses en cas de retour des cartes électorales ;
- Mettre à jour les listes ;
- Editer les nouvelles listes électorales et envoyer les cartes aux nouveaux inscrits ainsi qu'aux personnes ayant changé d'adresse ;

Préparation et gestion des scrutins électoraux :
- Rechercher les assesseurs ;
- Etablir les tableaux de présence dans les différents bureaux ;
- Préparer les dossiers des bureaux de vote : procès-verbaux, affichage, feuilles de dépouillement, feuille de pointage ;
- Imprimer les cartes électorales et les listes d'émargement pour chaque bureau de vote ;
- Préparer le matériel électoral ;
- Imprimer les listes d'émargement et listing pour bureaux de vote ;
- Compter les bulletins et enveloppes pour distribution dans les bureaux de vote ;
- Echanger avec le personnel de la préfecture concernant les nouvelles dispositions ;
- Organiser le contact avec les services pour la mise en place sur les différents sites.

Tirage au sort des jurés d'assises :
- Envoyer les courriers aux titulaires et aux suppléants ;
- Recenser les coupons retour pour le tribunal judiciaire.

Formation :
Niveau baccalauréat Accueil/Secrétariat

Compétences techniques :
Maitrise des outils informatiques : Word - Excel - Outlook et Logiciels métiers : Adagio, Mélodie et Requiem ;
Connaissance réglementaire de l'état civil.

Aptitudes personnelles :
Sens de l'accueil - Écoute - Diplomatie - Rigueur - Disponibilité - Adaptabilité - Discrétion - Sens du travail en équipe - Savoir reformuler pour une meilleure compréhension.

Connaissance législative du Code Électoral - Savoir interpréter les circulaires.