Gestionnaire Voyages et Deplacements Professionnels H/F - Laboratoires Théa

On pourrait commencer par vous donner des chiffres, vous présenter nos valeurs ou notre ambition, même vous raconter l'extraordinaire histoire familiale qui a permis à Théa d'être aujourd'hui le premier laboratoire indépendant en Europe spécialisé dans l'ophtalmologie. On aurait beaucoup à vous raconter, mais gardons ça pour notre rencontre !En rejoignant l'équipe de Virginie, vous assurez le suivi opérationnel et administratif des politiques voitures et voyages.
Pour cela, vos missions principales seront les suivantes :

- En lien direct avec les loueurs et prestataires, vous assurez l'application de la politique véhicules définie et organisez la gestion logistique et administrative du parc automobile des sociétés françaises du Groupe, en garantissant la disponibilité et la conformité des véhicules :
- Vous planifiez les commandes et le renouvellement des véhicules de fonction et de service, et optimisez le fonctionnement du parc en termes de coûts et de délais, selon les besoins et l'usage de l'entreprise.
- Vous veillez à la bonne gestion du parc et assurez le suivi de chaque véhicule (démarches associées aux entrées et sorties, sinistres, contraventions, kilométrage, etc.).
- Vous organisez les réparations éventuelles, l'entretien et les contrôles techniques des véhicules de société.
- Vous êtes garant de la bonne transmission des informations nécessaires à la mise à jour des avantages en nature auprès des services concernés.
- Vous mettez à jour les tableaux de suivi et alertez en cas d'anomalies constatées.

- Vous participez à la négociation avec les prestataires et les fournisseurs (location, carburant, garages, pneus).
- Vous contribuez à l'application de la politique voyage, contrôlez le respect des règles dans les réservations et les demandes de déplacement.
- Vous veillez à la bonne utilisation des outils de gestion des voyages par les utilisateurs internes et intervenez en support aux collaborateurs / correspondants internes sur les règles et procédures.
- Vous gérez et renouvelez les cartes d'abonnement (SNCF, compagnies aériennes, etc.).
- Vous assurez la coordination avec l'agence de voyage, suivez l'évolution des prestations proposées et participez à l'amélioration continue du service.
- Vous faites appliquer les consignes internes liées à la sécurité des déplacements professionnels et participez à la gestion des dispositifs d'assurance voyage.
- Vous aidez à la constitution des dossiers pour les voyages en zone à risque et transmettez les recommandations actualisées aux collaborateurs (pratiques locales, mesures de précaution).
- Vous préparez les éléments nécessaires à l'analyse budgétaire, vérifiez la facturation et participez au suivi du budget déplacements.
- Vous participez à la communication et à la mise à jour des documents liés aux politiques voyage et voiture.
- Partenaire privilégié des collaborateurs, vous assurez un service de qualité en entretenant confiance et proximité avec les clients internes.

De formation Bac +2 en assistanat, gestion administrative ou tourisme, vous possédez une expérience professionnelle de 3 à 5 ans sur des fonctions similaires.
Vous maîtrisez les outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams).
Les normes et réglementations relatives aux voyages et déplacements n'ont pas de secret pour vous, et vous possédez des compétences en gestion budgétaire et en négociation.
Votre rigueur et votre fiabilité, alliées à votre sens de l'organisation, vous permettent d'assurer une excellente gestion des différents dossiers, ainsi qu'un pilotage de qualité des prestataires.
Orienté client, votre relationnel et votre sens du service vous permettent d'entretenir d'excellentes relations avec l'ensemble des interlocuteurs internes et externes.
Vous êtes force de proposition et à l'aise avec la gestion des priorités.
Vous savez travailler de manière autonome tout en faisant preuve d'un bon esprit d'équipe.
Ce poste évoluant dans un contexte international, vous maîtrisez impérativement l'anglais, aussi bien à l'oral qu'à l'écrit.