Assistant - Assistante de Direction H/F - Pôle Emploi

ASSISTANT(E) DE DIRECTION CADRE DE VIE, URBANISME ET ENVIRONNEMENT, JURIDIQUE ET COMMANDE PUBLIQUE

DESCRIPTION DES MISSIONS

La Direction Cadre de Vie, Urbanisme, Environnement, Juridique et Commande Publique, sous l'autorité du directeur, est composée de 5 agents et des agents des ateliers municipaux. L'assistant(e) de direction apporte une aide permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
L'assistant(e) administratif intervient dans des domaines de compétences variées, vos missions sont transversales en lien avec des interlocuteurs variés. Cette direction assure notamment la définition et la mise en oeuvre des opérations d'investissements comme la réhabilitation - constructions des halles de tennis ou la réhabilitation des écoles et gère notamment l'entretien du patrimoine de la Ville.

ACTIVITES PRINCIPALES

Organisation de la vie professionnelle de la direction
- Assurer le suivi des activités de la direction
- Préparer les réunions (rappel de l'ordre du jour et constitution du dossier)
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger des comptes rendus
- Gérer la correspondance (courriers, mails) et assurer le suivi des réponses
- Classer et archiver des documents administratifs de manière structurée
- Assurer la gestion des appels téléphoniques et l'accueil physique des usagers

Suivi des projets et activités de la direction
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service et interservices (subventions des opérations de travaux)
- Rédiger les projets de délibérations pour le Conseil Municipal relatifs aux services Cadre de Vie et Environnement et commande publique
- Assurer un suivi administratif des actes relatifs aux interventions de travaux publics (arrêtés du Maire, dossiers de déclaration de travaux sur les réseaux, déclarations d'intention de commencement de travaux, .)
- Assurer la gestion du matériel émanant des services municipaux, des associations ou des demandes extérieures : centraliser les demandes et les transmettre au Centre Technique Municipal (demandes de transport, mise en place de matériel) et en assurer le suivi
- Être l'interface entre la Ville et les différents interlocuteurs (entreprises, Communauté Urbaine Caen la mer, bailleurs sociaux, .)
- Gérer les demandes de raccordements en lien avec le directeur selon les concessionnaires (ENEDIS, GRDF, .)
- Assurer le suivi des dossiers et les autorisations de travaux au titre des ERP
- Gérer le suivi des polices d'assurances
- Vous assurez le suivi quotidien de l'urbanisme en l'absence de la personne responsable de l'urbanisme et apportez un soutien en matière d'Affaires Juridiques et de Commande Publique.

COMPETENCES ET QUALITES REQUISES
- Diplôme de gestion administrative (niveau minimum Bac) ou bonne expérience
- Connaître les procédures administratives liées à l'activité des services et aux collectivités
- Connaissances des acteurs de la construction, de l'aménagement, de l'urbanisme, du foncier
- Notions terminologiques voirie, réseaux, bâtiment
- Notions en matière de réglementation de la Commande publique et de la réglementation des établissements recevant du public (ERP)
- Connaissance de base dans l'application du droit des sols et du document d'urbanisme
- Notions d'organisation et de gestion du temps de travail, savoir gérer l'urgence et respecter les échéances
- Capacité à anticiper et à dégager des solutions aux problèmes rencontrés
- Maîtrise des règles de l'expression orale et écrite de qualité (note de synthèse, compte-rendu, courrier)
- Savoir gérer la polyvalence et les priorités
- Aptitudes à la lecture et à l'analyse de plans, coupes, documents d'urbanisme
- Connaissance des progiciels métier appréciée (Cart@DS, CDC FAST, Fredon)

Adresser IMPERATIVEMENT VOTRE CV ET VOTRE LETTRE DE MOTIVATION

Experience: 1 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer un accueil téléphonique,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.