Coordinateur - Coordinatrice Pédagogique et Administratif H/F - L'arca Delle Lingue

L'Arca delle lingue est une association culturelle et un organisme de formation certifié Qualiopi, créé à Marseille en 2012 qui se consacre à la promotion et à la diffusion des "languescultures" romanes, à travers l?enseignement des langues espagnole, italienne et portugaise. Notre champ d'action embrasse deux activités : l'enseignement des langues étrangères d'une part, les manifestations et les actions culturelles de l'autre.- Gestion des modules de formation et des stagiaires ;
- Gestion des formateurs ;
- Gestion du système qualité QUALIOPI et de la documentation ;
- Aide à la gestion de l'association (communication ; marketing ; secrétariat ; programmation culturelle).

Principaux interlocuteurs externes : Les formateurs / - Les financeurs / - Les entreprises / - Les stagiaires

Niveau d'accès
- Notions de didactique et enseignement des langues
- Expérience en organisme de formation ou en milieu associatif
- Connaissance profonde du référentiel QUALIOPI, d'EDOF et de tout le système « CPF ».
Activités principales
- Gestion des formations
- Rédaction et mise à jour des modules de formation
- Élaboration des outils pédagogiques
- Rédaction des procédures et matrices internes
- Gestion de l'intégration de la documentation et des consignes des organismes financeurs
- Gestion des formateurs
- Recrutement , intégration et suivi des formateurs
- Réalisation des entretiens professionnels et/ou annuels des formateurs
- Gestion de la formation continue des formateurs
- Gestion du système QUALIOPI
- Piloter la mise en place et l'amélioration du système qualité
- Travailler avec l'ensemble des collaborateurs pour créer un système qualité efficace
- Piloter la communication qualité (indicateurs, documentation, .)
- Gérer le système documentaire sous l'intranet
- Sensibiliser le personnel au système qualité mis en place
- Préparer et réaliser/faire réaliser les audits internes
- Suivre le traitement des réclamations des tiers
- Piloter les plans d'actions liés à la qualité (réclamations clients, dysfonctionnements, .)
- Gestion de la veille réglementaire
- Gestion CPF :
- Entretien, test de niveau et orientation stagiaire vers type de formation
- Élaboration dossier CPF, envoi communication, envoie convocation stagiaire et formateur
- Préparer les documents nécessaires (règlement stage, feuilles émargement, conventions, attestations, questionnaires, etc.)
- Gérer tous les tableaux concernant le CPF : tableau suivi de formation, tableau inscription examen, tableau satisfaction, etc
- Agender entrées et sorties de formation et le faire sur le site EDOF
- Suivi des stagiaires (contrôler périodiquement, au moins 1 fois /mois, voir plus vers la fin de l'année, les feuilles d'émargement), gérer tout type d'appel du stagiaire, gestion problèmes signalés
- Inscriptions aux examens, envoie identifiant connexion et guide, veiller qu'ils passent l'examen
- Post-formation : attestation de stage, feuille présence examen etc., livret pédagogique
- Archivage
- Gestion et mise à jour site EDOF
- Gestion WEDOF
- Relation avec les formateurs : Contrôle bonnes pratiques, gestion des problèmes signalés ; Élaboration système de contrôle des pratiques pédagogiques ; Paiements mensuels, distribution cours ; Élaboration contrats ; Entretien annuelle.
- Organisation des programmes, des niveaux, des nouveaux cours ou des ateliers
- Organisation du calendrier de cours et vacances
- Organisation atelier didactique formation formateurs (1 fois/an) + attestation de présence
- Gestion QUALIOPI :
- Mise au jour de procédures et des formats
- Préparation audit
- Contrôle documentaire
- Veille réglementaire
- Contrôle et renouvellement conventions organisme certificateurs. Pour le DCL une fois chaque 3 ans. Il faut refaire toute la demande de certification
- Contrôle et renouvellement conventions organisme certificateurs. Pour le CLOE, possible audit 1 fois/an
- Elaboration BPF à envoyer à la DIRECCTE
- Gestion du standard
transmission aux services, envoi du courrier, diffusion de l'information en général.
- Travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, comptes-rendus, procès-verbaux, rapports.) tri, classement, archivage, etc.
- Gestion associative
- Création du PV de l'AG, etc.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Analyse des retours de formation,Conception de programmes de formation continue,Coordination de programmes éducatifs,Développement professionnel continu,Gestion de projets pédagogiques,Gestion des ressources pédagogiques,Licence mention sciences de l'éducation et de la formation,Management opérationnel,Master mention sciences de l'éducation et de la formation,Utilisation de plateformes d'apprentissage en ligne,Accompagner dans la validation du dossier et dans la signature du dossier,Assurer le suivi administratif des formations,Assurer l'ouverture des formations,Communiquer et faire signer le règlement intérieur, le règlement relatif à Internet et donner l'accès au réseau,Concevoir des programmes de formation adaptés aux besoins spécifiques,Construire un plan de développement professionnel continu,Coordonner les actions à venir avec les différents intervenants (formateurs, secrétariat),Coordonner les intervenants externes pour des formations,Créer et remettre le livret du stagiaire (programme de formation, suivi des visites en entreprise, édition de l'annexe au plan de formation, emploi du temps, etc),Définir un objectif d'apprentissage et le programme des activités pédagogiques,Développer un projet pédagogique,Elaborer le contrat pédagogique,Encadrer des équipes de formateurs,Encourager l'adoption de nouvelles technologies éducatives,Evaluer l'efficacité des programmes de formation,Faciliter la résolution de questions et démarches administratives,Gérer les remplacements des formateurs et des vacataires,Gérer les ressources matérielles pour les formations,Informer les formateurs de leur calendrier d'interventions,Innover dans les méthodes pédagogiques utilisées,Inscrire des élèves aux examens,Mesurer l'impact d'une action de formation,Optimiser les ressources pédagogiques disponibles,Organiser des sessions de formation continue,Organiser la mise en oeuvre des processus d'orientations pédagogiques,Réaliser un catalogue de formation,Suivre les horaires : feuilles d'émargement des stagiaires et suivi horaire des formateurs,Superviser la coordination des programmes de formation,Surveiller la progression des apprenants

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Autres enseignements

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.