Un·e Chargé·e d'Accueil et d'Information H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Missions

Au sein du Pôle « Développement, Compétences et Partenariats » du SAFCO, le.a Chargé.e d'accueil et d'information assure l'accueil, l'information, l'orientation et le 1er conseil des usagers du service (candidats, apprentis et stagiaires de la formation continue, enseignants, interlocuteurs des autres services de l'Université, financeurs, employeurs...).

Activités principales:

En étroite collaboration avec les Pôles « Conseil et Accompagnement à la Reprise d'Études » et « Alternance » du SAFCO, le.a chargé.e d'accueil et d'information a pour principales activités :

L'accueil, l'information, l'orientation et la réponse aux interlocuteurs internes et externes (candidat.e.s relevant de la formation continue et de l'apprentissage, stagiaires et alternant.e.s en cours de formation, employeurs, financeurs, équipes pédagogiques et administratives...) : téléphone, mails et accueil physique,
Il.elle veille à la qualité et rapidité des réponses apportées aux usagers,
Il.elle veille à la bonne image du service tant dans l'accessibilité et l'ergonomie de l'espace d'accueil que dans ses contacts avec les usagers, les employeurs, les partenaires financeurs et institutionnels, les composantes et autres services de l'université,
Il.elle actualise l'affichage d'informations (horaires et jours d'ouverture/fermeture du service), l'affichage évènementiel, l'affichage sanitaire le cas échéant,
Il.elle réceptionne et distribue le courrier du service,
Il.elle gère un fond documentaire relatif à l'offre de formation et l'offre de services (catalogues, plaquettes, flyers, livrets, dépliants, ...)
Il.elle participe à l'organisation d'évènements (salons, journées portes ouvertes, conférences, jobdatings, ...) et assure le soutien logistique de l'activité du service,
Il.elle actualise les tableaux de bord des activités d'accueil et d'information,
Il.elle sera en charge de la saisie et du référencement de l'offre de formation sur les plateformes des financeurs et prescripteurs (EDOF, CARIF, FCA Manager...).

Compétences

CONNAISSANCES ET SAVOIRS

Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et de l'offre de formation et de services de l'Université
Connaissance de la formation initiale et continue et de leurs publics
Connaissance des différentes possibilités de financement de la formation professionnelle

SAVOIRS FAIRE OPÉRATIONNELS

Respect des instructions en tenant compte des priorités et des échéances,
Maîtrise des techniques d'expression orale et des règles rédactionnelles (score au certificat Voltaire : > à 500 = orthographe niveau professionnel),
Maîtrise des logiciels de bureautique,
Régulation des dysfonctionnements
Travail en équipe.
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SAVOIRS ÊTRE

Sens du relationnel, sens du service public,
Capacité d'écoute et de diagnostic de la demande
Faire preuve de pédagogie et d'adaptation à son interlocuteur,
Aptitude à rendre compte,
Réactivité, disponibilité et courtoisie,
Sens de l'organisation et rigueur,
Être force de proposition.

Formations et/ou expérience professionnelle souhaitables
Diplôme souhaité : Bac +2

Expérience souhaitée : dans le domaine de la formation universitaire et/ou de la formation professionnelle (minimum 2 ans)