Secrétaire Administratif - Chef de Pôle du Secrétariat Commun H/F - Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

Poste réservé aux titulaires de la fonction publique.

Le titulaire du poste participe au bon fonctionnement du service pénitentiaire d'insertion et de probation (SPIP) au plan départemental. Il est rattaché au directeur du SPIP, à son adjointe et à l'attaché du service.

Activités principales

1- Supervision de l'équipe du pôle greffe

-Organiser et contrôler la répartition des tâches au sein de l'équipe en s'appuyant sur la note de service;

-Assurer un soutien technique;

-Réaliser les entretiens annuels d'évaluation de son équipe et rédiger les comptes rendus d'entretien.

2- Animation du pôle greffe

-Garantir l'articulation entre les services (greffe correctionnel, greffe du service de l'application des peines, greffe de la MAVO, parquet et autres juridictions...) et l'ensemble des taches du pole ;

-Garantir l'ouverture et la saisie des nouveaux dossiers et vérifier la mise en état des dossiers avant la demande d'affectation au pôle concerné;

-Vérifier le traitement des anomalies suite aux requêtes des cadres de proximité;

-S'assurer du suivi des rendez-vous des 741-1 et 474 et vérifier que les dossiers soient mis à disposition des CPIP de permanence.

3- Procéder aux affectations des dossiers avec un DPIP

-Affectation des dossiers en fonction du secteur ou de la thématique;

-Mise à jour de effectifs dans le tableau de suivi.

4- Suivi et gestion des stages relavant du secteur associatif habilité en lien un DPIP

-Gestion de l'inscription des probationnaires sur les différents stages

-Etablissement des convocations

-Lien avec les associations sur la logistique, communication des inscrits, retour des listes de probationnaires (présents/ absents)

5-Assurer le suivi administratif de certains dossiers de probationnaires en lien avec le DPIP de permanence

6- Gestion du courrier

S'assurer de la réception, de l'enregistrement et de la distribution du courrier arrivée et des FAX pour l'ensemble du SPIP;

S'assurer du traitement de l'affranchissement de tout le courrier départ;

Garantir la gestion et le traitement des navettes courrier TGI/SPIP et MAVO/SPIP.

7- Gestion de l'équipe d'accueil

S'assurer de la continuité du service accueil et organiser les remplacements dès que nécessaire ;

Informer la direction et le cadre de permanence de tout événement ou incident pouvant impacter la sécurité du SPIP.

8- Traitement de la POP/ESR

Selon fiches process et notes de service

Lieu de travail :

Service pénitentiaire d'insertion et de probation du Val d'Oise
Milieu ouvert à PONTOISE

Connaissances:

-Le fonctionnement et l'organisation des SPIP et de l'administration pénitentiaire
-L'organisation judiciaire, les partenaires institutionnels et associatifs.
-Connaissances des textes juridiques relatifs à l'organisation et au fonctionnement de l'administration pénitentiaire et à l'exécution
des peines, de la réglementation pénitentiaire relative à son domaine d'emploi.

Savoir-faire:
Afficher la suite
-Maîtrise des logiciels et applications bureautiques (Windows, APPI/GENESIS...)
-Savoir mettre en oeuvre des techniques et outils de management, apprécier objectivement l'atteinte des résultats, animer l'équipe.
-Maîtrise des outils et techniques de gestion (tableaux de bord)

-Assurer l'interface entre différents intervenants
-Maîtriser les délais
-Capacité à organiser et à prioriser
-Capacité à structurer et concevoir
-Sens de la pédagogie

Savoir-être:

-Aptitude à l'écoute et au dialogue
-Sens du travail en équipe
-Aptitude à rendre compte

-Sens de l'initiative

-Rigueur, discrétion et adaptabilité