Assistant·e de Direction - Iut de Toulouse H/F - Universite de Toulouse

CV + LETTRE DE MOTIVATION OBLIGATOIRE à ****@****.**
CCD jusqu'au 31 décembre 2025

Rattachement hiérarchique N+2 : Directrice de l'IUT
Rattachement hiérarchique N+1 : Directrice administrative de l'IUT
L'assistante de direction assurera des fonctions polyvalentes d'assistance technique et logistique d'un service, d'une unité ou de projets et / ou réaliser des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans un des domaines fonctionnels de l'établissement.

Mission 1 : Tenir le secrétariat de direction
- Tenir les plannings et agendas : Coordonner et organiser les rendez-vous et agendas des directeurs et de la directrice administrative, planifier et organiser les réunions, saisir et mettre à jour l'annuaire institutionnel dans l'intranet.
- Traiter le courrier et différents documents : Enregistrer, trier et suivre les courriers et courriel, mettre en forme les divers courriers, rédiger les courriels courants, saisir mettre en forme, éditer les documents des conseils et réunions, classer des différents dossiers.
- Mise en place d'une gestion électronique des documents
- Mise en oeuvre de la dématérialisation des actes administratifs
- Assurer l'accueil et l'information : Filtrer, orienter, transmettre les messages, diffuser l'information interne et externe, traiter et diffuser l'ensemble des courriels.
- Assurer la logistique du service : Organiser les réunions (réservation des salles, participation à l'accueil, visios, etc.), suivre les fournitures, assurer l'archivage des documents et le suivi administratif et la réservation du véhicule de service de la direction.
- Assurer le suivi de dossiers particuliers : Logement de fonction, recensement grévistes, annuaire personnes ressources, etc.

Mission 2 : Assurer la gestion des missions
Organiser les déplacements des directeurs, chefs de service et chargés de mission :
- Chargé de voyages (réservation des billets, des hôtels sur le marché TravelPlanet).
- Gestion administrative et financière (établissement des missions et des bons de commande dans SIFAC, vérification des dossiers avant transfert au service financier).

Mission 3 : Intervenir en appui du collègue chargé des affaires générales
- Contribuer au fonctionnement des différents conseils de l'IUT (conseil de gestion, conseil de direction, conseil de l'IUT) : mise à jour de leur composition, recueil des documents, convocation des membres, diffusion des compte rendus et relevés de décisions, etc.
- Participer à l'organisation et à la coordination des opérations électorales (départements, les sites et les services de l'université.

Mission 4 : Organiser les manifestations ou évènements particuliers
- Assurer la logistique : Réservation salles, restaurants (demande de devis), suivi du budget, logistique (pauses, entretien), accueil, badges, etc.

Connaissances :
Organisation administrative université et instances.
Technique de secrétariat.
Réglementation missions.
Statuts et règlement IUT.

Savoir-faire technique :
Logiciels bureautiques.
Outils de gestion d'espaces partagés ( teams, onedrive, . )
Module mission de SIFAC.

Savoirs comportementaux :
Prioriser, anticiper.
Prise d'initiatives.
Ouverture d'esprit.
Goût du contact.
Discrétion.

Experience: 12 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de curiosité, d'ouverture d'esprit : Capacité à aller chercher au-delà de ce qui est donné à voir, à s'ouvrir sur la nouveauté et à investiguer pour comprendre et agir de façon appropriée.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.