Assistant - Assistante Travaux et Accueil H/F - Stegys

Société de conception et réalisation de bâtiment industriel clé en mains sur le grand Ouest.Nous recherchons un(e) Assistant(e) Travaux & Accueil en CDD d'un an.

Vous serez l'appui administratif des équipes Travaux et Conception, tout en assurant l'accueil et la bonne transmission des informations entre les différents acteurs internes et externes.

Vous aurez pour missions principales :
Accueil & support général
-Accueillir les visiteurs et répondre aux appels téléphoniques
- Gérer le courrier, les rendez-vous et les boîtes mails de contact
- Veiller à la bonne organisation et au fonctionnement quotidien de l'agence (fournitures, prestataires, matériel)

Suivi administratif des projets/chantiers

- Constituer et mettre à jour les dossiers projets (conception, travaux, réception, livraison)
- Réaliser les démarches administratives liées aux chantiers
- Saisir et mettre à jour les informations dans l'ERP (marchés, avenants, tiers, tableaux de suivi)
- Suivre les assurances (dossiers Dommages/Ouvrages, relation avec le courtier, validité des documents)
- Apporter un soutien ponctuel au service comptabilité (saisie de factures, rapprochements)

Interface avec les partenaires
- Relayer les informations auprès des clients, entreprises prestataires, bureaux d'études, architectes et organismes publics
- Transmettre et collecter les documents nécessaires (contrats, attestations, PV, plans.)
- Alerter la direction en cas de points bloquants ou d'échéances importantes

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Ingénierie, études techniques

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.