Assistant Administratif - Service Évènementiel H/F - Mairie de Roquebrune sur Argens

MISSIONS DU POSTE:
Gestion administrative :
- Suivi du planning de gestion des salles du ATAL
- Suivi et traitement des demandes de matériel.
- Rédaction et gestion des contrats (location, prêt de matériel, prestations).
- Élaboration et suivi du prévisionnel matériel.
- Gestion et suivi du courrier et des réponses associées.

Accueil et relation avec le public :
- Accueil physique et téléphonique.
- Information et Orientation du public.

Gestion des ressources humaines des agents :
- Suivi de l'annualisation du temps de travail.
- Gestion des congés, absences et arrêts maladie.
- Organisation et suivi des formations.
- Gestion administrative des intermittents du spectacle via le dispositif GUSO.

ACTIVITÉS PRINCIPALES DU POSTE:
- Assurer le lien entre les demandes de prêt de salle et le service événementielle, logistique et la vie associative
- Assurer le lien entre les demandes de matériel et le service logistique.
- Étudier les demandes de matériel et établir devis, contrats de location ou de prêt.
- Organiser le suivi logistique et administratif du matériel (prévisionnel, retours, disponibilité).
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et informer le public.
- Gérer le suivi administratif (courrier, mails, archivage).
- Assurer la gestion RH du personnel du service Animation locale (annualisation, congés, absences, formations).
- Assurer la gestion administrative des intermittents du spectacle via le dispositif GUSO sur le pôle.

ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES :
- Organiser les VHR (voyages, hébergements, repas) des artistes et gérer les contrats de cession de spectacles pour le pôle.
- Participer ponctuellement à l'organisation d'événements.
- Assurer le suivi des fiches de manifestations patriotiques en lien avec le cabinet.

SAVOIRS - QUALIFICATIONS:
Connaissances des lieux et des différentes salles de la commune
Connaissance des protocoles et méthodologie de travail

SAVOIRS ÊTRE :
Adaptation, disponibilité,
Écoute, prise d'initiative, Connaissances réglementation des RH
Disponibilité
Ponctualité Informer continuellement et rapidement le service
Relations humaines

CONDITIONS ET CONTRAINTES D'EXERCICES:
Possibilité de travailler exceptionnellement le dimanche et les jours fériés en cas de manifestations ou besoins spécifiques du service
temps de travail 37h00+ARTT
Compensation financière pour travail supplémentaire (IFSE -dimanche et horaire de nuit)
Prise de congés en concertation avec le pôle administratif

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Modalités d'accueil,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Accueillir, orienter, renseigner un public,Organiser des déplacements professionnels,Utiliser les outils numériques

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de curiosité, d'ouverture d'esprit : Capacité à aller chercher au-delà de ce qui est donné à voir, à s'ouvrir sur la nouveauté et à investiguer pour comprendre et agir de façon appropriée.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.