Assistant de la Direction de la Communication et du Dialogue avec la Société H/F - Ministère du Travail, de la Santé et des Solidarités

Missions :

Sous l'autorité directe de la directrice de la DIRCOM, il est au coeur des activités de la direction et garantit son bon fonctionnement collaboratif, administratif et logistique. Il apporte aussi sa contribution à certaines actions de communication menées dans les unités.
Outre ses activités et ses missions au sein de la DIRCOM, l'assistant gère l'agenda du directeur scientifique rattachée à la direction générale : organisation de réunions et de rendez-vous lorsqu'elles ne sont pas prises en charge par d'autres directions. Il assure également la gestion de ses déplacements. La quotité de cette mission spécifique est de 1 jour par semaine.

Activités :

Office management pour la DIRCOM :
- Préparer les ordres du jour du Codir communication ;
- Préparer les dossiers pour les interventions externes de la directrice, en lien avec les responsables d'unités ;
- Organiser, en lien avec les responsables d'unité et le chargé de mission de la DIRCOM le réseau de partage de documents de la direction ;
- Garantir la mise à jour des calendriers de la DIRCOM (congés, astreintes, télétravail, etc) ;
- Organiser l'agenda, les rendez-vous et réunions de la directrice de la DIRCOM et de son adjointe, ainsi que les déplacements.
- Organiser certains déplacements ponctuels et ordres de missions pour les agents de la direction ;
- Garantir le bon déroulé du circuit de validation interne et vérifier l'application des règles administratives des courriers mis à la signature de la directrice ;
- Réceptionner, trier, diffuser l'information (courrier, messagerie, appels téléphoniques, internet) ;
- Traiter et transmettre les décisions, les notes de service, les documents en interne et en externe ;
- Assurer certains publipostages et envois de la DIRCOM.

Gestion administrative et financière :
- Pour les documents relevant directement de leur activité ou ceux confiés par la directrice, concevoir et mettre en forme les documents, organiser le classement et l'archivage des documents ;
- En lien avec le référent administratif et financier (RAF) de la DIRCOM, il apporte son soutien au suivi comptable de la direction, de l'enregistrement des bons de commandes au service fait (via Qualiac) ;
- Organiser les commandes de matériels et de fournitures ;
- Organiser les commandes des goodies de la direction et la gestion des stocks ;
- Organiser l'accueil des nouveaux arrivants en lien avec la RAF, la DRH, les services généraux et la DSI.

À partir du Bac ; Bac +2 souhaité (ex : BTS support à l'action managériale, DUT gestion des entreprises et des administrations...).

Expérience professionnelle exigée de 3 ans minimum dans le domaine de l'assistanat de direction.

Connaissances
Idéalement, connaître :
- L'écosystème des acteurs de santé et les grands enjeux de santé publique;
- Les grands principes à respecter de la commande publique.

Compétences fonctionnelles et techniques :
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- Savoir actualiser ses connaissances et s'adapter à de nouveaux outils (Elise, Qualiac, etc.) ;
- Savoir planifier et organiser l'activité ;
- Savoir identifier et comprendre en compte un nouveau besoin, une demande ;
- Savoir rédiger des documents administratifs de qualité ;
- Savoir rédiger des documents à usage interne (notes, comptes rendus) ;
- Maîtriser pleinement les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) ;
- Bon niveau d'anglais.

Compétences relationnelles :
- Sens du service et du contact ;
- Sens de la confidentialité et de la discrétion ;
- Sens de l'organisation ;
- Adaptabilité ;
- Rigueur ;
- Persévérance ;
- Esprit de synthèse ;
- Savoir gérer la complexité de multiples demandes et interlocuteurs ;
- Esprit d'initiative, proactivité ;
- Goût du travail en équipe ;
- Savoir rendre compte ;
- Coopérer efficacement avec des interlocuteurs internes et externes.