Ac08 - Chargé de Gestion des Assemblées - Métropole Toulon Provence Méditerranée H/F - Fonction publique Territoriale

- Assurer le pilotage des préparations des séances du Conseil Métropolitain.
- Exercer une mission de cadre technique au sein du service (développement et nouvelles procédures).
- Gérer et suivre les conflits d'intérêt.
- Collaborer à l'organisation et à la gestion des Assemblées délibérantes
- Contribuer à la sécurité juridique des actes de la Métropole TPM (rédaction, contrôle, publicité, transmission en préfecture, notification, etc...).

- Pilotage et coordination de projets liés aux assemblées.
- Recueil et traitement des informations nécessaires au fonctionnement administratif du service.
- Présence aux réunions DGS/DGA à la demande du chef de service.
- Participation à la préparation des séances du Conseil Métropolitain et Commission Finances et Administration Générale en lien avec les élus et directions et encadrement de la cellule du Conseil Métropolitain.
- Au sein de la cellule du Conseil : gestion des délais, gestion des votes, caractère exécutoire des délibérations, contrôle avant diffusion des documents, rédaction des procès-verbaux, fils rouges et synthèses.
- Traitement et supervision de l'ensemble des tâches préalables à la préparation des instances du Conseil.
- Relecture et correction des actes (délibérations) et vérification de la validité juridique des actes proposés par les services et la qualité rédactionnelle de ces actes.
- Exerce des fonctions de cadre technique et d'animation au sein du service.
- Veille au bon déroulement des instances, élaboration des comptes-rendus, gestion, suivi, notification et publication des actes, transmission au contrôle de légalité.
- Tenue des registres des actes administratifs.
- Tri, classement, et archivage des documents.
- Collecte des conventions après signature.
- Réception, traitement et diffusion des informations, conseiller les différents services.
- Contribution à l'élaboration et à la mise à jour des procédures et des documents.
- Contribution au développement de la qualité du service rendu à destination des élus et directions.
- Assistance au responsable dans la gestion du service et tâches annexes (marchés, finances).

Les « savoirs » :
- Notions juridiques
- Bonne connaissance de l'environnement des collectivités territoriales
- Techniques de secrétariat
- Notions d'organisation et de gestion du temps
- Fonctionnement de l'internet et de l'intranet
- Suivi de tableaux de bord et outils de planification
Les « savoir-faire » :
- Capacités et qualités rédactionnelles
- Qualité orthographique indispensable
- Esprit de synthèse
- Esprit d'initiative
- Travail dans l'urgence
- Utilisation des outils informatiques et les logiciels métiers
- Pédagogie
Les « savoir-être » :
- Sens du relationnel, esprit d'équipe
- Autonomie
- Polyvalence
- Sens de l'initiative
- Réactivité
- Discrétion
- Rigueur
- Gestion du stress
- Disponibilité
- Respect des délais.