Gestionnaire de Scolarité - 173 H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Le/la gestionnaire de formations exécute, sous la responsabilité de son/sa chef.fe de service, des actes de gestion courante et des actes spécifiques pour assurer la gestion administrative des formations qui lui sont confiées. Il/Elle accueille et répond aux sollicitations des étudiants et collabore avec les enseignants et les responsables de formation. Il/Elle travaille en équipe pour assurer la continuité du service dans le cadre de pratiques professionnelles harmonisées.

Missions:
- Accueillir, orienter et informer les étudiants (physique, téléphonique et informatique).

- Communiquer envers les étudiants par les logiciels type Moodle ou SCOUT.

- Saisir les Emplois du temps (EDT) dans le logiciel CelCat et réserver des salles d'enseignement.

- Procéder aux modifications ponctuelles des EDT dans le logiciel CELCAT en cours de semestre.

- Informer les étudiants et les enseignants des EDT et des changements effectués.

- Veiller à la signature des contrats pédagogiques par les étudiants, le cas échant.

- Vérifier les Inscriptions pédagogiques (IP) et faire remonter les anomalies constatées éventuellement.

- Constituer les groupes.

- Editer les listes des inscrits par élément pédagogique pour remise aux enseignants.

- Communiquer à tous les enseignants les arrêtés d'aménagement de scolarité et aménagement d'épreuves des étudiants concernés (Régimes spéciaux : situation de handicap, sportifs de haut niveau, etc.).

- Organiser les épreuves d'examen en contrôle terminal (CT) :

Avant les épreuves :

- Remplir le tableau des préférences avec les enseignants

- Prévoir l'aménagement adapté pour les étudiants en situation de handicap

- Etablir et saisir les plannings d'examens.

- Saisir, éditer et diffuser le calendrier des épreuves dans APOGEE.

- Editer la liste des autorisés à composer + PV de surveillance.

- Préparer le matériel de composition nécessaire (copies, brouillons) pour les épreuves.

Après les épreuves :

- Récupérer les PV de surveillance, les listes d'émargement, et le reliquat du matériel de composition non utilisé. Si besoin, participer à la constitution des dossiers de fraude pour saisine.

- Récupérer les certificats médicaux justifiants d'une absence aux examens ;

- Saisir les notes sur le logiciel APOGEE, éditer les fichiers d'export/import et les transmettre aux enseignants.

- Importer les notes des examens, lancer les calculs des notes et les résultats, vérifier et faire remonter les écarts, saisir les absences, éditer les procès-verbaux pour les jurys.

- Elaborer les maquettes de relevé de notes et de PV de jury pour chaque formation.

- Editer et communiquer les relevés de notes et les résultats.

Connaissances:

- Avoir une connaissance de base de l'environnement et de la culture universitaire.
- Connaître l'offre de formation de l'UPS et de la FSI.
- Connaître l'organisation générale des formations L, M, D.
- Appliquer la réglementation en référence à l'activité du poste.
- Connaître et respecter les procédures mises en place par l'UPS, la FSI et la Division de la Formation.
- Connaitre les modalités de contrôle des connaissances, les règles de progression des licences et masters, les règles générales de la CFVU.
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- Connaître la charte des examens, les modalités de contrôle des connaissances, les règles de progression des licences et des masters, les règles générale de l'organisation des enseignements.

Savoir faire technique:

- Maîtriser les logiciels : APOGEE, SGCE, Celcat, Excel

- Maîtriser les techniques de communication orale et écrite.

- Avoir une connaissance générale des techniques de gestion administratives et de secrétariat.

Savoirs comportementaux:

- Adaptabilité au public, maîtrise de soi.
- Etre disponible pour les étudiants et les enseignants.
- Capacité d'organisation et d'anticipation.
- Savoir analyser et gérer, en les priorisant, les demandes des étudiants et des enseignants.
- Respecter la confidentialité des informations et des données.
- Travailler en équipe et en transversalité avec les autres services et les autres composantes ou universités.
- Prendre des initiatives pour assurer la continuité du service.
- Respect de la structure hiérarchique, de la règlementation et des procédures.
- Rendre compte à son responsable.

Diplômes requis: Baccalauréat

Expérience souhaitée: une expérience au sein d'un service de scolarité universitaire serait appréciée.