Assistant de Direction - Dvl - Noisy·le-Grand H/F - Fonction publique Territoriale

Sous l'autorité hiérarchique du Directeur de la Vie Locale, vous êtes en charge du suivi administratif de la Direction.

À ce titre, vos missions se décomposent comme suit :

Assistanat de direction :

- Secrétariat du Directeur de la DVL
- Gestion des rendez-vous de l'Élue, ainsi que ceux du Directeur de la DVL
- Traiter et rédiger les courriers
- Rédaction du bilan de service annuel
- Accueil du public et accueil téléphonique (associations, particuliers et organismes) en l'absence de l'agent d'accueil
- Mise en place de diverses procédures pour l'accueil (gestion des réservations de salles, demandes de bons de reprographie pour les associations, affiches portes d'entrée : fermetures exceptionnelles, pendant les vacances scolaires...)
- Établir et suivre le planning des congés du personnel de la DVL
- Création du tableau " Activités DVL " qui renseigne chaque réunion DVL (1 mardi toutes les 2 semaines), ainsi que le tableau de suivi FIA de 2019 à 2022
- Création des Powerpoint pour les réunions de Direction DVL, ainsi que pour la " Rencontre Démocratie Locale "
- Mises en page des tableaux politique de la ville

Gestion administrative et logistique :

- Contacter les services municipaux compétents sur la maintenance et la sécurité des salles municipales et la maison des associations
- Gestion du personnel (déclarations d'HS, congés, notes demandes de télétravail, ordres de mission, organigramme, suivi des grèves...)
- Enregistrement des courriers arrivés à la MDA
- Commande des fournitures de bureau
- Soutien pour les demandes de reprographie

Gestion des associations :

- Enregistrement et mise à jour des associations sur logiciel GMA et nouveau logiciel Planitech
- Création avec les nouvelles associations et suivi des 350 fiches associatives
- Trier, classer, archiver, numériser tous les documents relatifs aux associations
- Rédaction des conventions, délibérations, projets de décision et notes pour les associations conventionnées
- Préparation des documents à présenter lors du conseil municipal
- Création et suivi du tableau des locaux et terrains (demande annuelle des attestations d'assurance aux associations)
- Préparation des conventions activités des associations dans les MPT et suivi des paiements
- Enregistrement des demandes de bénévoles

Conditions particulières d'exercice :

- Travail possible le soir et/ou le week-end lors des manifestations associatives et ville

Profil et compétences requises :

- Expérience d'une fonction administrative et d'accueil
- Polyvalence

Connaissances :

- Connaissances générales en administration
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
- Maîtrise des règles de classement

Compétences techniques ou savoir-faire :

- Savoir comprendre une demande téléphonique, filtrer et orienter les correspondants
- Savoir gérer et suivre une procédure.
- Gérer les priorités

Aptitudes :

- Capacités à prendre des initiatives
- Rigueur et capacités d'organisation
- Disponibilité
- Dynamisme
- Capacités relationnelles et au travail en équipe.
- Ponctualité
- Être méthodique
- Adaptabilité, amabilité et discrétion