Secrétaire Pédagogique Département Gea H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Placé sous l'autorité de la responsable du pôle secrétariat pédagogique, et sous la responsabilité du chef de département et de la direction administrative de site, le secrétaire pédagogique de département contribue aux missions du pôle secrétariat de département dans les activités suivantes:

Assurer l'accueil physique, téléphonique, l'information et l'orientation des étudiants en formation initiale et en alternance.
Être l'interface entre les étudiants et les enseignants.
Gérer les conventions de stages des étudiants en fonction du calendrier des stages.
Gérer le contrôle d'assiduité des étudiants en alternance et le suivi des pénalités d'absence.
Saisir les notes, éditer les PV de jurys.
Afficher les résultats et éditer les relevés de notes.
Assister aux réunions du département et en rédiger les relevés de conclusions.
Réceptionner les commandes de fournitures et assurer une assistance aux enseignants et intervenants.
Assurer un appui à l'événementiel en tant que de besoin.

Connaissances :

- Techniques d'accueil, de gestion administrative et de secrétariat

- Fonctionnement administratif universitaire

- Réglementation encadrant le suivi du cursus d'un étudiant (examens, stages, jury)

- Organisation et missions d'un Établissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP)

Compétences opérationnelles :

Accueillir les populations concernées
Respecter les procédures et la réglementation applicable au domaine formation
Utiliser les logiciels bureautiques courants (pack office)
Utiliser les logiciels métiers Apogée, Hyperplanning,
Utiliser les outils de communication (intranet, internet, mail)
Analyser, hiérarchiser et gérer les demandes d'information
Travailler en équipe
Rendre-compte et communiquer avec sa hiérarchie
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Compétences comportementales :

- Sens de l'organisation

- Rigueur

- Sens du service public

- Disponibilité