Assistant de Direction - Bourg en Bresse H/F - Fonction publique Territoriale

Au sein de la Direction Générale en charge de l'Aménagement et des Services Techniques, regroupant la Direction de l'Aménagement et de l'Urbanisme, la Direction de l'Energie, la Direction du Patrimoine Bâti, la Direction des Espaces Publics, la Direction de la Logistique et de la Propreté, vous assurez les missions d'assistant de direction pour le compte du Directeur Général Adjoint et de la Direction Générale Adjointe. Votre mission sera d'accompagner la direction dans son organisation, de fluidifier la transmission d'informations et optimiser la gestion administrative. Vous assisterez le directeur dans le suivi administratif de certains dossiers.

Placé sous la responsabilité du Directeur Général Adjoint

Vous assurez le secrétariat de la direction :
Organiser le quotidien du Directeur Général Adjoint et de la Direction Générale Adjointe : gestion de plannings, planification et organisation de réunions, organisation de déplacements
Rédiger et mettre en forme courriers, notes de service, powerpoint, ...
Gérer le courrier arrivée / départ sous le logiciel AIRS, suivre le circuit des parapheurs.
Participer à la préparation des conseils municipaux et d'une commission municipale,
Gérer les appels téléphoniques, assurer l'accueil physique ponctuel,
Prendre part au classement et à l'archivage des dossiers de la direction, gérer le stock et les commandes de fournitures

Vous assurez le suivi de dossiers spécifiques :
Assurer le suivi administratif et matériel d'enquêtes publiques
Gérer le volet administratif des dénominations de rues ou d'espaces publics
Assurer l'organisation administrative des conseils d'exploitation de la régie de stationnement,
Suivre les relations avec les entreprises, les prestataires, les particuliers
Gérer le traitement des demandes de proximité dans la plateforme Mes Démarches.
Assurer le suivi de l'activité des taxis : prendre les arrêtés et suivre les autorisations délivrées, consulter les services extérieurs, préparer et suivre les courriers

Vous êtes la personne ressource de la direction et travaillez en binôme avec l'assistante des services Bureau d'Etudes Espaces Publics, Etudes et Travaux et Gestion du Domaine Public:
Exécuter les tâches administratives pour le compte de ces services en cas d'absence de l'assistante

Savoirs
Connaissance du fonctionnement des collectivités
Expérience confirmée de secrétariat de direction
Excellente maitrise de l'outil informatique, notamment des outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, logiciel AIRS)

Savoirs faire
Bonnes qualités rédactionnelles et d'expression orale
Capacité à s'adapter et à gérer plusieurs missions en parallèle
Capacité d'organisation pour assurer la gestion des délais

Savoir être
Rigueur, organisation et autonomie
Excellentes qualités relationnelles (lien entreprises, élus,...)
Discrétion
Disponibilité