Gestionnaire de l'Offre de Formation H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Missions du poste

Le gestionnaire de scolarité assure l'ensemble des actes administratifs de l'inscription jusqu'à la délivrance de diplôme
Accueillir et informer les divers publics (enseignants, étudiants)
Assurer la gestion et le suivi administratif des activités du service
Préparer les procès-verbaux pour les délibérations de jurys de la collecte des notes à l'édition des procès verbaux
Alimenter des bases de données, répondre aux enquêtes
Le service est composé de 12 agents

Activités principales et associées

Accueillir et informer les divers publics (enseignants, étudiants)
Assurer la gestion et le suivi administratif des activités du service
Alimenter des bases de données, répondre aux enquêtes
Lien avec la scolarité centrale pour les inscriptions administratives du département facultaire
Assurer la gestion de l'Inscription pédagogique
Participer à la vérification des structures d'enseignement et à la saisie des modalités de contrôle et des connaissances
Vérifier les structures d'enseignement, les modalités de contrôle des connaissances et les règles de calcul
Assurer une communication adaptée dans la diffusion des informations

Assurer la gestion des demandes d'informations relatives à la formation : gérer la réception, la diffusion et le traitement des courriels
Traiter et diffuser des informations en internes et en externes
Mettre en oeuvre les opérations liées aux examens
Assurer la collecte et la mise en page des sujets d'examens
Préparation des jurys et y assister
Saisie des emplois du temps des formations en lien avec le service de la valorisation des installations sportives
Suivi du recrutement des vacataires
Participer aux événements liés à la vie pédagogique du département

Compétences requises
Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l'environnement professionnel

- Connaissance du fonctionnement des composantes des établissements de l'enseignement supérieur
- Utiliser les bases de données et les logiciels de bureautique
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir planifier son activité et respecter les délais
- Capacité d'organisation
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Savoir-faire opérationnels

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel)
Maîtrise des logiciels de gestion : APOGEE, ADE, OPEN, ecandidat, Refformation si possible

Savoir-faire comportementaux

Sens de l'organisation
Rigueur et fiabilité
Capacité d'écoute /Sens de la discrétion/ savoir rendre compte
Sens relationnel / respect de la hiérarchie
Autonomie/Travail en binôme/ travail en équipe
Disponibilité
Motivation à se former

Domaines de formation et expériences souhaitables

Expérience en secrétariat, gestion administrative
Maitrise du PAC office