Assistant - Assistante de Direction du Dirigeant H/F - Baltymore

Nous recherchons une Assistante de Direction polyvalente pour accompagner le Dirigeant. Ce poste central vise à accompagner le dirigeant au quotidien en assurant une gestion optimale de son emploi du temps, de ses priorités professionnelles et personnelles, et de la bonne marche administrative et organisationnelle de la holding patrimoniale dont il ou elle est salarié(e). Le poste est à temps partiel : 16 heures par semaine réparties en 4 demi-journées du lundi au jeudi.

1. Gestion de l'agenda du Dirigeant :
- Priorisation des demandes : Recevoir, filtrer et gérer les appels et les demandes de rendez-vous, en fonction des priorités du dirigeant.
- Planification de l'agenda : Organiser de manière proactive les rendez-vous, les réunions et les déplacements, en veillant à optimiser le temps du dirigeant et éviter les conflits d'agenda.
- Organisation des événements : Préparer la logistique des voyages, des rallyes automobiles et autres événements du dirigeant, en anticipant les besoins matériels et humains.
2. Gestion de la documentation et de l'administration :
- Traitement du courrier : Organiser et trier le courrier administratif et personnel du dirigeant, en assurant la confidentialité et l'urgence des demandes.
- Archivage et suivi administratif : Veiller à la bonne gestion et à l'archivage des documents clés (immobiliers, financiers) et à la mise à jour régulière des dossiers.
- Reporting et points réguliers : Rendre compte de l'avancement des missions, des documents à traiter et des tâches administratives, en assurant une communication fluide avec le dirigeant.
3. Communication interne et externe :
- Transmission des informations : Structurer et transmettre de manière claire et efficace les informations internes et externes au dirigeant, notamment les échanges avec les partenaires, les clients et les collaborateurs.
- Préparation des rendez-vous : Préparer le contenu des rendez-vous ou déplacements (agendas, documents, présentations), et assurer un suivi précis des actions à entreprendre.
4. Gestion des aspects administratifs et financiers :
- Gestion des factures : Suivre et gérer les processus de facturation, y compris les paiements liés aux biens immobiliers, aux loyers et à leur actualisation et aux travaux de la holding.
- Suivi des dépenses : Aider à la gestion et au suivi des dépenses liées aux déplacements.

Compétences attendues
Compétences techniques :
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, messagerie, agenda partagé).
- Bonne connaissance des bases de la gestion administrative et comptable.
- Expérience dans l'organisation de voyages et d'événements.
Savoir-être :
- Discrétion absolue et sens de la confidentialité.
- Organisation, autonomie, proactivité.
- Excellente communication écrite et orale.
- Flexibilité et polyvalence dans les tâches confiées.

Compétences techniques :
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, messagerie, agenda partagé).
- Bonne connaissance des bases de la gestion administrative et comptable.
- Expérience dans l'organisation de voyages et d'événements.
Savoir-être :
- Discrétion absolue et sens de la confidentialité.
- Organisation, autonomie, proactivité.
- Excellente communication écrite et orale.
- Flexibilité et polyvalence dans les tâches confiées.

Experience: 5 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Classer des documents,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Gérer un planning,Organiser des déplacements professionnels,Relayer de l'information,Utiliser les outils numériques

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités des sociétés holding

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.