Secrétaire Service Approvisionnements et Magasins Ivry sur Seine H/F - EFS Etablissement Français du Sang

Entité de rattachement
L'Etablissement français du sang (EFS), chargé du service public transfusionnel et de la satisfaction des besoins en produits sanguins labiles, est un acteur essentiel de notre système de santé, garant du cadre éthique du don en France. La sécurité sanitaire et la préservation de l'autosuffisance quantitative et qualitative en produits sanguins labiles constituent sa priorité. L'EFS poursuit et amplifie sa transformation dans la perspective d'améliorer la qualité du service rendu.

Etablissement public, placé sous la tutelle du Ministère chargé de la santé, il emploie 9500 professionnels dans l'hexagone et dans les outre-mer. Il est organisé en 13 établissements de transfusion sanguine régionaux.

Présent tout au long de la chaîne du soin, il assure la collecte, la préparation des produits sanguins, la qualification biologique des dons, les analyses d'immuno-hématologie et la délivrance des produits à près de 1500 établissements de santé. Il mène aussi des activités de recherche et de bioproduction de médicament de thérapie innovante.

Avec plus de 500 millions d'actes réalisés par an, l'EFS est le plus grand laboratoire de biologie médicale de France. Il contribue au soin de patients atteints de maladies chroniques, de maladies génétiques, de cancers, victimes d'accidents graves... qui ont besoin d'une transfusion sanguine ou d'une greffe. Grâce à son expertise de la cellule il met au point des procédés et traitements médicaux de pointe.L'EFSest un acteur vital pour le système de santé français, aussi vital que le sang l'est pour l'organisme.

Avec 10 000 professionnels répartis dans toute la métropole et les territoires d'Outre-mer, l'EFS est mobilisé à toutes les étapes de la chaîne de soin au service des patients et pleinement engagé dans la médecine de demain : de la recherche fondamentale et clinique aux diagnostics en passant par la formation jusqu'au soin des patients transfusés ou greffés.

Principales missions

La Secrétaire du service approvisionnements et magasin travaille aux côtés du Responsable du service pour tout ce qui a trait aux tâches administratives liées à l'activité.

- suivi administratif des commandes créées par les approvisionneurs (Docusign notamment),

- renseignement des indicateurs / tableaux de bord hebdomadaires et mensuels du service,

- suivi des tickets restaurants, commande de fournitures,

- archivage, classement,

- suivi administratif des inventaires tournants,

- suivi des demandes effectuées aux Achats,

- suivi des litiges et des retraits de lot,

- participation à la création des bons de commande,

- participation au paramétrage du MRP,

- préparation des réunions de service (réservation de salle, alimentation du powerpoint, invitations),

gestion et suivi de la boite mail du service.

Relations internes

- Services supports

- Utilisateurs Services Généraux

- Utilisateurs Sites

- Magasins Principaux

- Magasins secondaires

Relations externes

- Fournisseurs

- Transporteurs

Gestion des inventaires tournants sous SAP en tant que back up.

Ces activités peuvent être complétées ou réduites selon les besoins déterminés par la hiérarchie, sans toutefois porter atteinte à l'essentiel de la description de poste

Du lundi au vendredi.

Bac +2 à Bac +3

Bonnes connaissances de SAP

Bonnes connaissances des outils de bureautique (Excel, Word )

Aisances relationnelle et rédactionnelle

Polyvalence, réactivité, gestion des priorités, autonomie (prise d'initiative).