Assistant·e de Direction - Direction de la Recherche Ghu Nord H/F - AP-HP

MétierAssistanat secrétariat - secrétariatType de contratTitulaire ou CDDRémunérationSelon profilService d'affectationDirection de la recherche et de l'innovation du GHU AP-HP. NordPrésentation du service

La direction de la recherche, de l'innovation, de la coordination du projet médical et des coopérations a pour mission de soutenir le développement de la recherche et de l'innovation dans les différents hôpitaux du GHU, en lien avec les différentes commissions recherche et innovation. Elle a également pour rôle d'appuyer les hôpitaux sur des thématiques transversales : maladies rares, télémédecine, conventions de coopération, liens ville-hôpital. Depuis 2021, une cellule juridique unique a été mise en place en soutien de ces différentes missions avec une expertise juridique aussi bien dans le champ de la recherche que dans celui des coopérations territoriales et des autorisations d'activité.

La direction de la recherche et de l'innovation, de la coordination du projet médical et des coopérations (DRIPM) est basée à l'hôpital Saint-Louis situé à proximité de la Gare de l'Est, dans le Xème arrondissement de Paris, dans un cadre verdoyant et un quartier animé.
Vos missions
Missions principales

Aide au fonctionnement et à l'organisation de la direction :

Gestion de l'agenda des directeurs et des cadres de la direction : prises de rendez-vous, organisation de réunions/articulation avec les secrétariats des autres directions et des services
Gestion de l'agenda de la salle de réunion de la direction
Réception, traitement et orientation des courriels
Planification de réunions, visites, conférences notamment :
Planification des commissions recherche GHU et sites
Planification des COPIL récurrents
Diffusion des ordres du jour et des comptes rendus
Tri du courrier, diffusion et classement au sein de la direction
Gestion des stocks de produits et de matériels (saisie, suivi, contrôle, relance, commandes SAP hôtelière, ...)

Accueil des nouveaux arrivants :

Mise en ligne des fiches de poste sur la plateforme de recrutement Talensoft
Appui au tri des CV pour les recrutements internes à la DRIPM
Suivi des dossiers de recrutement de la DRIPM
Gestion des demandes informatiques pour les nouveaux arrivants en amont de leur arrivée
Accueil et orientation des nouveaux arrivants : informatique, carte professionnelle, fonctionnement des locaux
Gestion des demandes d'interventions techniques

Appui à la communication interne et externe :

Evénements : participation à l'organisation des séminaires recherche (sites, DMU) et de la direction : commandes traiteurs, appui logistique, suivi des inscriptions etc.
Tenue des bases de données de contacts de la direction (Référents recherches, liste de diffusion personnel de recherche etc.)
Alimentation de l'intranet de la direction
Diffusion de notes, directives, comptes rendus, courriers en interne et en externe - relecture et mise en page
Suivi des retours de campagne d'appel à projet interne (PH recherche, campagne CDI etc.)
Profil recherché
SAVOIR FAIRE REQUIS:

Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes
Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité

CONNAISSANCES ASSOCIEES:

Connaissances détaillées : communication
Connaissances détaillées : les logiciels Word et Excel, Powerpoint, Outlook, SAP
Connaissances générales : classement et archivage
Connaissances générales : organisation et fonctionnement interne de l'établissement
Schéma horaireJourTemps de travail7h30Horaires de travail7h36 quotidiennes sur une plage horaire à définir entre 8h30 et 17h00TélétravailOuiVos avantages à l'AP-HPSupplément Familial de Traitement (enfants). Sur le site : un self (ouvert 5/7 jours), un parking, un service social dédié au personnel. Remboursement 75% du Pass Navigo Forfait mobilité durable 200 € par an sous réserve de répondre aux conditions d'éligibilité Parkings à vélos Un comité d'entreprise en charge de l'action sociale, culturelle, sportive et de loisirs
Description de l'hôpitalSitué à Paris (10è arrondissement), l'hôpital Saint-Louis est reconnu au plan national et international en hématologie, dermatologie, cancérologie, infectiologie ainsi que dans le domaine des greffes d'organe et de moelle osseuse. Il possède également une expertise de haut niveau en chirurgie digestive, urologique et plastique. Il assure la prise en charge des grands brûlés en qualité de centre de recours régional.Référence de l'offre2025-17909