Assistant de Direction H/F - Ministère du Travail, de la Santé et des Solidarités

Sous l'autorité de la directrice, vous serez chargé(e) des missions principales suivantes :

- Assiste la directrice, les directrices adjointes dans l'organisation quotidienne de leur travail, assure l'interface entre les différents interlocuteurs en interne et en externe en matière de circulation, de coordination et de traitement de l'information et contribue au bon déroulement des activités
- Gestion et sécurisation de l'organisation quotidienne du travail de la directrice, des directrices
adjointes
- Gestion de la planification collective, les agendas, les déplacements et l'organisation des réunions de la direction
- Appui à l'équipe de direction (participation et rédaction des relevés de conclusions, tableau
des congés, tableau des astreintes...),
- Gestion du courrier, gestion des boîtes aux lettres fonctionnelles de la direction
- Accueil des visiteurs - Contact avec les interlocuteurs principaux (services préfecture-sous préfecture, directeurs départementaux et régionaux, conseil départemental, ministères et partenaires divers...),
- Préparation des dossiers et suivi des échéances (courriers réservés, bilatérale préfet, collège des directeurs...),
- Traitement du courrier, mise en forme de courriers et documents, classement et archivage des
dossiers et de la documentation,
- Rédaction des arrêtés inhérents à la direction départementale de l'emploi, du travail et des
solidarités au Recueil des actes administratifs.
- Gestion et suivi des parapheurs et vérification des courriers mis à la signature ou au visa de la directrice et des directrices adjointes.
- Appui logistique et matériel lors de réunions, commissions et échéances spécifiques en lien avec le SGC
- Lien avec l'imprimerie pour l'édition d'outils de communication inhérents à la DDETS
- Traitement de dossiers ponctuels et suivi les affaires réservées
- Gestion des frais de déplacement des directrices CHORUS DT

Activités complémentaires :
- Assurer la mission d'assistant(e) prévention pour le site de Pau (15%)

Les compétences requises sur le poste ainsi que la lettre (E, M, A, N) correspondant à la légende ci-dessous ou le niveau attendu * , ** , *** pour les savoir-être

- E (Expertise) : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles solutions, former d'autres agents, être référent dans le domaine.
- M (Maîtrise) : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
- A Application) : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d'un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
- N : (Notions) Disposer de notions de base, de repères généraux sur l'activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global...)
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Connaissances ou savoirs :
- Environnement institutionnel, administratif et politique : organisation, fonctionnement et missions des
services M
- Techniques administratives et bureautiques M
- Applications informatiques métier, bureautique et outils collaboratifs M
- Méthode de classement, archivage M

Savoir-faire techniques ou procéduraux :
- Savoir recueillir une demande, la traiter, communiquer et diffuser une information, une publication M
- Organiser des réunions internes et externes M
- Savoir prendre des notes M
- Rédiger sans fautes d'orthographe M
- Réaliser et mettre en forme des documents, des comptes-rendus, courriers et synthèses M
- Maîtrise des techniques de classement et d'archivages M
- Appliquer les procédures M
- S'exprimer oralement M
- Prioriser M
- Travailler en équipe M
- Maîtriser les logiciels bureautique, outils collaboratifs et savoir gérer les messageries M

Savoir-être, posture ou aptitudes relationnelles :
- Avoir le sens du contact humain et du service public : neutralité, objectivité, courtoisie, patience, écoute, contrôle de soi M
- Faire preuve de discrétion M
- Faire preuve d'organisation M
- Capacité d'écoute et d'analyse rapide des situations pour donner une réponse appropriée M
- Forte capacité d'adaptation M
- Autonomie M
- Faire preuve de rigueur méthodologique et avoir le sens de l'organisation M
- Savoir respecter des délais M
- Etre force de propositions, d'initiatives M
- Faire preuve de réactivité M
- Savoir gérer les urgences M
- Etre disponible M