Assistant·e de Direction - Commune de Riedisheim H/F - Fonction publique Territoriale

8ème Ville du Haut-Rhin, au c½ur de l'attractivité de l'Agglomération Mulhousienne, Riedisheim est pleinement engagée dans une dynamique de projets conciliant urbanité et environnement.
Nature, culture, commerces, services, associations sont les marqueurs forts de Riedisheim, ville recherchée pour sa qualité de vie.
L'action des élus et l'implication quotidienne des services, coordonnées par la Direction générale des services, contribuent fortement à ce bien-vivre ensemble.
Vous serez placé.e sous l'autorité du Directeur général des services pour lui apporter une aide permanente en termes d'organisation, de communication, d'information et de suivi des dossiers et vous assurerez les missions suivantes :

Organisation de la vie professionnelle du Maire et du Directeur Général des services
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du Directeur général et du Maire
- Rappeler les informations importantes et transmettre les messages
- Organiser les déplacements

Organisation et planification des réunions
- En concertation avec le Directeur général et/ou le Maire, rédiger les ordres du jour des réunions de Direction générale, Comité de direction, Bureau municipal et Conseil Municipal et préparer les dossiers afférents
- Transmettre les documents nécessaires à la tenue des réunions en respectant les procédures, délais et règles de confidentialité
- Rédiger les comptes rendus
- Organiser la logistique des réunions (réservation des salles, mise à disposition de matériel ...)

Rédaction et mise en forme de documents administratifs :
- Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de documents administratifs
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser le classement et respecter les règles d'archivage des dossiers

Suivi des projets et activités du service
- Assurer le suivi budgétaire des activités du service
- Contribuer à élaborer un bilan annuel de l'activité des services de la collectivité

Accueil téléphonique, physique, gestion du courrier
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
- Enregistrer et diffuser via la GED le courrier entrant (courrier papier et boite mail mairie)
- Assurer le suivi de la circulation des parapheurs

Appliquer le Charte Marianne pour l'accueil du public
- Garantir un service public de qualité
- Offrir une relation de proximité
- Accueillir le public avec humanité

Formation Bac +2 assistant de direction ou assistant de gestion et d'administration des entreprises

- Expérience sur poste similaire exigée

Savoirs
- Connaissance de l'environnement des collectivités territoriales et du fonctionnement d'une mairie
- Connaissance des techniques de secrétariat
- Connaissance des techniques de communication orale er écrite
Savoirs faire
- maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers
- capacité à planifier le travail en fonction des urgences
Savoir être
- Rigueur, sens de l'organisation, capacité de suivi et d'anticipation.
- Aptitude à travailler en transversalité avec les services internes, les élus et les partenaires externes.
- Discrétion et confidentialité
- Excellentes qualités relationnelles (écoute, diplomatie, sens du service public)