Gestionnaire de la Mobilité et des Relations Internationales H/F - Aix Marseille Université

Missions principales :

Accueil, information et accompagnement des étudiants

Assurer une permanence (présentiel, téléphone, visioconférence) pour répondre aux demandes.
Organiser et animer des rendez-vous individuels ou collectifs afin d'accompagner les étudiants dans le montage et le suivi administratif de leur projet de mobilité (éligibilité aux bourses, choix des destinations, constitution des dossiers).
Accompagner les étudiants dans leurs démarches pratiques : réservation de logement, constitution du dossier dans MoveOn, suivi des demandes.
Participer à l'organisation et à l'animation de réunions d'information et d'échanges (réunions de rentrée, webinaires, etc.).

Gestion et suivi des dossiers de mobilité internationale

Vérifier et suivre les documents liés à la mobilité : conventions de financement, contrats de mobilité, assurances, etc.
Saisir et mettre à jour les bases de données (MoveOn, Salsa, AMU Partage, OLS).
Assurer la transmission des demandes d'avis au FSD pour les mobilités hors Europe.
Faire l'interface avec le pôle Aide à la Mobilité de la DRI pour la préparation des Comités de bourses (PMS, Erasmus+, AMI MESRI).
Participer à l'organisation des Comités de sélection de l'IUT et de la DRI.
Contribuer à la mise à jour des procédures et outils de gestion de la mobilité.
Accompagner les équipes des départements dans la gestion des mobilités du personnel.

Contribution à la promotion de la mobilité internationale

Participer à l'organisation et à l'animation des événements de promotion : forum international, réunions d'information de rentrée, webinaires, etc.
Créer et mettre à jour les supports de communication : brochures, guides, feuilles de route.
Participer aux événements universitaires liés à l'international : semaine de l'international, journées portes ouvertes, etc.
Apporter un appui logistique pour l'accueil de partenaires et délégations d'universités étrangères.4. Activités associées
Gérer la logistique des déplacements internationaux de la responsable de service et de la chargée de mission.
Participer aux réunions internes du service et aux réunions d'échanges de la DRI.
Animer les outils de communication du service : site internet, intranet, AMETICE.
Assurer la liaison avec les universités partenaires pour la préparation des jurys (ex : relevés de notes).
Collecter et classer les justificatifs de dépenses liées à l'activité du service (sessions TOEIC, etc.).
Produire des statistiques de mobilité pour le suivi et le reporting.

Compétences requises :

Bonne connaissance des programmes de mobilité internationale (Erasmus+, ISEP, accords bilatéraux, BCI) et des dispositifs d'aide à la mobilité (PRAME, PMS).
Connaissance de la réglementation des diplômes et de l'offre de formation de l'IUT.
Expérience en gestion administrative et en suivi de dossiers, idéalement avec un rôle d'accueil du public.
Maîtrise des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
Anglais niveau B1 minimum (oral et écrit).
Excellentes compétences de communication écrite et orale en français.
Maîtrise des outils bureautiques courants (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et, idéalement, de logiciels dédiés à la mobilité (MoveOn, Centrale Convention).
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Rigueur, sens de l'organisation et capacité à prioriser les tâches.
Autonomie et polyvalence, tout en sachant travailler en équipe.
Bonnes qualités relationnelles et sens du service.
Capacité d'anticipation et disponibilité.