Assistante de Direction - Miribel H/F - Fonction publique Territoriale

Rattaché(e) directement à la directrice, vous interviendrez sur des missions variées et transversales, en soutien des équipes et en lien direct avec l'ensemble des services.
Poste à temps complet.
Statut : Catégorie C de la filière administrative
Télétravail possible 1 jour maximum dans le service par semaine selon les nécessités de service

Accueil et interface de la direction
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de la direction.
- Identifier, orienter et suivre les demandes vers les interlocuteurs compétents.
- Hiérarchiser les informations selon leur niveau d'urgence ou de priorité.

Bureautique et support administratif
- Rédiger, mettre en forme et suivre divers documents (courriers, tableaux de bord, notes internes...).
- Prendre des notes et rédiger les comptes rendus de réunions.
- Participer au traitement et à la saisie de dossiers, et assurer la diffusion des informations.
- Contribuer à la conception et au suivi de tableaux de bord et d'indicateurs
- Participer à la démarche Qualité (Management par la qualité)
- Gérer le tri, classement et archivage des documents.
- Préparer et organiser les réunions de la direction (réservation de salles, logistique, documents).
- Instruction et suivi de dossiers administratifs

Missions transversales

Affaires Générales
- Suivi des révisions de loyers et des attestations d'assurance (parc privé de la commune)
- Suivi de l'activité des Taxis.
- Assurer le secrétariat des commissions.

Marché Publics
- Rédiger les courriers liés aux fins de procédures de marchés publics.
- Établir les pièces administratives d'exécution (ordres de service, procès-verbaux, notifications, avenants, mises en demeure, etc.).
- Gestion de la plateforme de dématérialisation des marchés

-Participer aux projets et objectifs d'évolution de la direction et de la collectivité.
-Réaliser toute autre activité nécessaire au bon fonctionnement du service.

Profil recherché
- Formation dans le domaine administratif, gestion ou secrétariat
- Expérience sur un poste similaire appréciée, idéalement en collectivité territoriale.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Connaissance de la plateforme marché DEMATIS et de la plateforme de dématérialisation de acheteurs publics de l'Ain.
- Capacité d'organisation, de rigueur et de gestion des priorités.

Savoir-être
- Sens du service public
- Diplomatie et discrétion
- Qualités relationnelles,
- Esprit d'initiative.
- Sens du travail en équipe
- Sens de l'organisation, rigueur, esprit d'initiative, dynamisme
- Savoir gérer la polyvalence et les priorités,
- Capacité à être force de proposition
- Curiosité professionnelle