Adjoint - Adjointe en Gestion Administrative et Comptable H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

En tant qu'adjoint / adjointe, vous serez amené / amenée à réaliser des missions de secrétariat comme l'accueil, la rédaction de comptes-rendus et de la gestion administrative. Des activités dans le domaine financier et comptable vous seront également confiées. Certaines activités de secrétariat seront également destinées à soutenir la Direction des Affaires Financières.

Activités principales :

- Assurer l'accueil physique et téléphonique, ainsi que l'orientation des interlocuteurs internes et externes.
- Accueillir et faciliter l'installation des nouveaux employés à leurs postes de travail.
- Réceptionner et diffuser le courrier.
- Effectuer divers travaux de secrétariat : organiser des réunions dans les agendas sur demande des cadres, rédiger ou mettre en forme divers documents tels que comptes-rendus de réunion, présentations PowerPoint, organigrammes, et procédures.
- Gestion électronique des documents (GARGANTUA)
- Gérer l'archivage par l'organisation du tri, du classement et du rangement.
- Organiser, ajouter et mettre à jour le contenu de l'intranet.
- Recenser les besoins financiers au sein de la DAF et de l'AC, y compris les fournitures de bureau : demander des devis aux fournisseurs, émettre des demandes de bons de commande et en assurer le suivi.
- Soutenir les services de l'agence comptable :
- Vérifier et valider les RIB des agents, fournisseurs, et clients.
- Contrôler et viser les états liquidatifs (missions).
- Contrôler et enregistrer les demandes de remboursement à l'agent.
- Contrôler et enregistrer les demandes de remboursement des inscriptions étudiantes.
- Surveiller la santé financière des clients via le BODACC et fournir une aide administrative au recouvrement contentieux (mise sous pli, formulaire FICOBA à compléter, etc.).

Titulaire d'un BEP ou BAC, vous avez une expérience significative sur des missions similaires.

SAVOIR ÊTRE

- Posséder de solides qualités relationnelles.
- S'exprimer clairement à l'oral et à l'écrit.
- Faire preuve de curiosité et d'adaptabilité.
- Savoir gérer la confidentialité des informations et des données.
- Être force de proposition.

SAVOIR FAIRE

- La maîtrise du progiciel SIFAC (SAP) serait un atout.
- Savoir organiser et planifier son travail en respectant les échéances et délais contraints.
- Maîtriser l'environnement bureautique : Word, Excel, PowerPoint, etc.
- Travailler en équipe, savoir rendre compte, et travailler avec rigueur.
- Communiquer efficacement et faire preuve de pédagogie.
- Savoir rédiger et mettre en forme un document.
- La connaissance de l'environnement de la recherche et de l'enseignement supérieur, ainsi que leur organisation et fonctionnement serait un plus.
- Une connaissance des règles de la comptabilité publique (GBCP) serait appréciée.