Secrétaire de Direction - Assistante Administrative - Spip 44 - Ra Nantes H/F - Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

Accueil :

- Accueil du public: réception et orientation des visiteurs se présentant au SPIP.
- Accueil téléphonique: répondre au téléphone, transférer les appels, prendre les messages en cas d'absence des personnels concernés, apporter un premier niveau de renseignements.
- Accueil des autorités, des partenaires ou autres personnes: prévenir les personnels concernés de l'arrivée des visiteurs au siège et les accompagner au sein du service.

Secrétariat :

- Secrétariat de Direction: gestion du calendrier du DFSPIP, prise de rendez-vous, frappe de courriers, participation à la réunion de Direction avec prise de notes et rédaction du compte-rendu
- Gestion du courrier: enregistrement, mise sous pli, diffusion de copies et scans
- Rédaction des réponses aux demandes d'emplois et de stages. Préparation des réponses aux demandes et classement
- Gestion et suivi de la boite électronique du service SPIP 44: distribution des mails
- Gestion du dossier d'accueil des nouveaux arrivants: titulaires, contractuels et stagiaires
- Suivi des conventions : mise à jour des conventions (éléments matériels), suivi du circuit de signature et transmission aux acteurs, en lien avec l'attaché et les DPIP référents du dossier ou bénéficiaire de la prestation
- Gestion origine: saisie de tous les actes RH ayant un impact sur la situation individuelle des agents dans Origine, attribution et suivi des cartes de badgeage Origine
- Formationcontinue: diffusion des offres, suivi des délais et retour des candidats suivant, si nécessaire, priorisations du DFSPIP. Intégration des données relatives à la formation dans l'outil de suivi statistique du service (tableau)
- Suivi des réservations de véhicules et de salles de réunion: validation sur calendrier Outlook
- Annuaires du service: suivi et mise à jour régulière
- Rédaction des Ordres de Missions (permanents et ponctuels) et des autorisations d'utilisation des VA et VP
- Gestion des accès: suivi et attribution des badges et clés d'accès au service (badges Bodet, badges parties communes, clés selon niveau d'accès)
- Gestion de l'archivage : archiver les dossiers selon la circulaire en vigueur. Veiller au respect des règles d'archivage
- Correspondant local informatique: intervenant de premier niveau pour tout le matériel de télécommunication des agents du SPIP 44
- AED: autorité d'enregistrement de toutes les opérations relatives aux cartes agent de l'ensemble des personnels du SPIP 44
- Participation aux réunions de service
- Participation au bon fonctionnement du siège du SPIP 44: en cas de nécessité, l'agent pourra être amené à répondre aux sollicitations de l'équipe de Direction.

Participation au fonctionnement administratif du siège dans le cadre des remplacements: de la gestionnaire budgétaire et comptable, de la gestionnaire RH

Composition et effectifs du service: Le SPIP 44 est composé de2 antennes: Nantes et St-Nazaire, la RA Nantes se composede: 1 siège - 1 MO - 1 QCD - 1 QMA - 1 QSL - 1 SA, la RA St-Nazaire se compose de: 1 MO. L'effectif du SPIP 44 se décline suivant: 1 DFPIP - 1 DFPIP Adjointe - 7 DPIP - 78 CPIP - 3 Psychologues -2 éducateurs- 4 PSE - 13 PA - 1 Attachée - 2 coordinatrices - 2 AS

Votre hiérarchie: votre cadre de proximité sera l'attaché du siège qui a pour mission le bon fonctionnement du pôle des personnels administratifs du siège.
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Vos interlocuteurs métiers : Tout professionnel du SPIP, la Direction interrégionale à Rennes, les fournisseurs, prestataires et partenaires du SPIP

Connaissances :

- Environnement professionnel (DAP, SPIP)
- Statut du fonctionnaire et des agents non titulaires
- Outils informatiques dont Origine et Harmonie
- Techniques bureautiques (communication, secrétariat, classement, archivage)
- Maîtriser l'accueil du public

Savoir-être :

- Être méthodique
- Faire preuve de rigueur
- Être disponible pour toute sollicitation

Savoir-faire :

- Travailler en équipe
- Maîtriser les délais
- Savoir anticiper, s'organiser et gérer les priorités
- Analyser, synthétiser, mettre en forme des tableaux
- Savoir rendre-compte et alerter
- Respecter la confidentialité
- Savoir gérer et suivre une procédure
- Savoir s'adapter à différents interlocuteurs
- Savoir prendre des notes et rédiger des comptes-rendus

Expériences professionnelles antérieures souhaitées: Accueil et orientation du public - secrétariat de direction

Offres de formation associées à votre prise de poste: formation sur les applicatifs métiers utiles pour la mission

Perspectives d'évolution professionnelle: Grade et corps supérieurs