Agent d'Accueil Gestionnaire d'État-Civil du Funéraire et des Élections - Mairie d'Ostwald H/F - Fonction publique Territoriale

La Ville d'Ostwald recrute un·e agent·e d'accueil gestionnaire d'état-civil, du funéraire et des élections.

Le poste est ouvert aux agents titulaires et contractuels (CDD 1 an renouvelable) à tous les grades de catégorie C de la filière administrative.

Définition du poste : Accueille, oriente, renseigne le public. Instruit et constitue les actes d'état civil. Représente l'image de la collectivité auprès des usagers. Gestionnaire du funéraire et des élections

Date de prise de poste : à compter du 03/11/2025.

Temps de travail : Temps complet avec plages de présence obligatoires.

Rémunération/Avantages : selon grille indiciaire + régime indemnitaire selon délibération + prime d'été + prime de fin d'année + participation à 75% de l'abonnement transports en commun + forfait mobilité durable + participation employeur à la protection sociale (mutuelle/prévoyance) + action sociale selon ancienneté + tarifs réduits (piscines et médiathèque de l'Eurométropole).

Accueillir le public sur place et par téléphone
- Renseigner les usagers, répondre à leurs questions et les orienter
- Répondre au téléphone, filtrer, prendre des messages, transférer l'appel au correspondant demandé
- Répondre aux demandes des usagers via les courriels
- Afficher des informations
- Gérer les documents présentés au public

Enregistrer les cartes nationales d'identités et les passeports
- Préparer les dossiers de cartes d'identité et de passeports, les réceptionner et les
délivrer aux usagers

Délivrer des documents administratifs
- Délivrer des attestations
- Répondre aux demandes de renseignements (notaires, huissiers...)
- Réceptionner et traiter les attestations d'accueil

Officier d'état-civil
- Tenir les registres d'état-civil
- Réceptionner et établir des actes d'état-civil (naissance, mariage, PACS, décès, reconnaissance, changement de nom...), transcrire des actes, effectuer des mentions en marge des actes
- Gérer les demandes de changements de nom et prénom
- Délivrer les livrets de famille
- Préparer les dossiers de mariage, les auditions et la salle de mariage
- Gérer les affaires militaires et le recensement : transmission trimestrielle aux autorités militaires
- Organiser les baptêmes républicains

Gérer les cimetières :
- Attribuer ou renouveler les concessions, contrôler et délivrer des autorisations aux pompes funèbres
- Mettre à jour les fichiers et les plans informatiques

Missions complémentaires :
- Organiser les grands anniversaires et les noces
- Gérer le fichier domiciliaire
- Inscrire les usagers sur les listes électorales (avant clôture des inscriptions)

Expérience similaire exigée.

SAVOIR (connaissances théoriques)
- Maîtriser la règlementation en matière d'état-civil, de scrutins électoraux et le code d'opérations funéraires
- Connaître l'organisation, le contexte et les enjeux de la collectivité
- Connaître les procédures de transmission des demandes
- Connaître les missions des administrations et partenaires publics

SAVOIR FAIRE (compétences techniques)
- Techniques de secrétariat (logiciels, outils informatiques...)
- Appliquer les règles de communication et d'expression orale
- Gestes de premiers secours
- Gérer les situations difficiles et de conflits

SAVOIR ETRE (qualités)
- Capacité d'écoute et de réponse
- Respect et reconnaissance d'autrui
- Discrétion, respect de la confidentialité des données
- Adaptabilité : faire preuve de flexibilité face à de nouvelles situations
- Disponibilité