Assistant H/F - Ministère de la Culture - Liberté, égalité, fraternité

Dans le cadre de sa mission, il est notamment chargé de:

· assurer l'accueil téléphonique, le filtrage, et la transmission des messages

· réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier

· organiser la circulation, la diffusion et le suivi des informations internes et externes

· suivre les abonnements du service

· tenir l'agenda des réunions du service, en organiser la logistique et en assurer les comptes-rendus

· tenir ou mettre à jour l'agenda du chef de service et organiser ses rendez-vous

· classer des documents

· assurer le tri, l'élimination ou le versement des documents aux archives

· mettre en forme les différents courriers ou documents préparés par les personnels du service et, le cas échéant, en superviser l'envoi et/ou la transmission

· assurer des travaux de reprographie et de reliure

· assurer le suivi des différents budgets du service (fourniture, restauration, missions) et des besoins ponctuels d'équipement

· gérer les fournitures de bureau

· préparer les ordres de mission des personnels du service et en assurer le suivi

· participer au suivi de la gestion du personnel pour son unité (absences, congés, demande de formation,...)

· assurer le suivi administratif et l'accueil des stagiaires

· assurer le suivi administratif du récolement décennal des collections

· assurer le suivi administratif des avis du Grand département à destination des musées de France

· tenir l'agenda de la salle de réunion du service

savoir

· connaissance des règles de correspondance administrative et de communication écrite

· connaissance des techniques de secrétariat

savoir-faire

· adapter son comportement et son niveau de communication aux différents types d'interlocuteurs (internes et externes)

· travailler avec rigueur et méthode, dans le respect des délais

· s'assurer du respect de la confidentialité des informations traitées
Afficher la suite
· utiliser les outils bureautiques standards et les applications spécialisées (Gcoll2, Navigart, Eudonet)

· répartir son travail en fonction des contraintes, des délais, des priorités de l'unité de travail et du responsable hiérarchique

· constituer et classer des dossiers

· organiser une mission

· maîtriser les techniques de l'accueil

· maîtriser la langue anglaise à l'écrit et à l'oral

Qualifications
Statut du personnel contractuel du Centre Pompidou - Article 14: [...] Groupe II : baccalauréat du second degré, brevet de technicien supérieur ou tout diplôme de niveau équivalent ou, à défaut, 5 ans au moins d'expérience professionnelle dans un emploi de groupe I [...] ou titulaire de la fonction publique relevant de la catégorie B.