Assistant Administratif Chargé des Démarches Administratives de la Population H/F - Fonction publique Territoriale

Assistant administratif chargé des démarches administratives de la population (F/H)

Vos missions principales : un rôle primordial et de proximité

Sous la responsabilité de la Responsable du service Population - Accueil , vous :

* Gérez l'état civil et administrez les cimetières (60% - 70% du temps de travail) :

- Rédaction d'actes (naissance, mariage, décès), mise à jour des registres, délivrance de documents officiels, suivi des dossiers de mariage et des déclarations.
- Opérations courantes : Conclusion PACS, attestation d'accueil, parrainage civil, légalisation de signatures...
- Gestion des concessions, suivi des inhumations/exhumations, relation avec les familles et les entreprises de marbrerie, mise à jour des logiciels spécialisés.

* Gérez les titres d'identités : Renseigner les usagers, réception des dossiers, vérification et saisie des information sur la station biométriques, suivi des recueils et remiser les titres d'identité..

* Accueillez, informez et orientez : Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, les guider dans leurs démarches et les orienter vers les services compétents.

* Traitez le courrier et les demandes : Réception, tri, archivage et diffusion des courriers, gestion des mails et des appels téléphoniques.

* Participez à la vie citoyenne : Inscriptions sur listes électorales, soutien logistique lors des élections, recensement des jeunes de 16 ans.

Informations complémentaires:
? Lieu de travail multi-sites : Hôtel de Ville et Espace France Services (à Rumilly)
? Permanences le weekend , en période électorale

Compétences techniques requises :

* Connaissances en état-civil,
* Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers (état civil, cimetières, courrier),
* Compréhension et appropriation des textes réglementaires et juridiques,
* Connaissance des règles d'orthographe, de grammaire et de syntaxe,
* Maîtrise des techniques d'écoute,
* Savoir accueillir le public, physiquement et téléphoniquement, Maîtrise des techniques d'écoute.

Savoir-être essentiels :

* Relationnel et empathie : Vous savez faire preuve de patience, de diplomatie et de pédagogie, même dans des situations tendues,
* Sens du service public : Vous êtes animé(e) par l'envie d'aider, d'écouter et de faciliter la vie des administrés,
* Rigueur et organisation : Vous gérez plusieurs dossiers simultanément avec méthode et sérieux,

* Adaptabilité et curiosité : Vous aimez apprendre, vous former et évoluer dans un environnement varié.

Formation et Expérience :
* Diplômé Bac ou Brevet professionnel - Domaine gestion administrative,
* Expérience d'1 année ans dans le domaine appréciée

En résumé, pourquoi nous rejoindre ?

Un territoire dynamique et attractif,

Un poste varié et enrichissant : Au contact direct des citoyens, vous contribuez à des missions essentielles de la collectivité. En lien constant avec des interlocuteurs externes institutionnels et privés (INSEE, ANTS, Préfecture, Pompes funèbres et marbrier, etc).

Un environnement bienveillant :
- une équipe à taille humaine, soudée et investie dans ses missions,
- des formations régulières et un accompagnement dans votre montée en compétences
- une qualité de vie et des conditions de travail soucieuses du bien-être de chacun et d'améliorer la performance ( plages horaires variables, possibilité de planning sur 4,5 jours, bénéfice de RTT, proximité et communication constante avec le Manager, démarche de prévention des Risques psychos sociaux, etc).

Un engagement local : Participez à la vie de votre territoire et faites la différence au quotidien.