Assistant Auprès de la Direction Générale H/F - Mairie

Département de l'Ain
Entre Alpes et Jura
à proximité immédiate de Genève
Près de 15 000 habitants - Territoire en forte expansionpour un CDD de remplacement de 4 mois à compter du 13 octobre 2025

UN ASSISTANT(E) AUPRES DE LA DIRECTION
GENERALE DES SERVICES (H/F)

Ville en plein développement urbain et démographique, Saint-Genis-Pouilly est engagée dans une ambitieuse politique de développement de ses services et de ses infrastructures en direction de sa population.

Attaché.e à la Direction générale, sous la responsabilité de la Directrice des services et en collaboration avec les directeurs adjoints, vous assurerez l'assistance administrative de la Direction générale et vous participerez, en soutien de l'autre assistante du service, à la mise en oeuvre et au suivi des séances du Conseil municipal ainsi qu'à la production des actes de la collectivité.

Vous contribuerez ainsi à la démarche d'amélioration du service aux citoyens, en veillant à la standardisation et à la rigueur des processus administratifs, au développement des outils numériques. Vous serez au coeur de la conduite des politiques d'évolution de la collectivité, au contact de l'ensemble de ses acteurs internes et externes (maire, élus, services municipaux, préfecture, administrations locales, habitants, associations.).

MISSIONS :

1/ Assurer l'assistance administrative de la Direction générale :
- Assurer l'accueil téléphonique et physique du secrétariat de la Direction générale
- Assurer l'enregistrement du courrier entrant et la diffusion aux services concernés
- Rédiger les courriers, notes et comptes-rendus
- Gérer la classification et l'archivage des documents de la Direction générale
- Centraliser et vérifier l'archivage de l'ensemble des services
- Assurer le suivi des actes fonciers
- Assurer le suivi administratif des dossiers d'engagement des sapeurs-pompiers volontaires
- Assurer la suppléance de l'autre assistante du service en matière de suivi des assurances de la collectivité

2/ Participer à la gestion du Conseil municipal et des actes de la collectivité :
- Gérer l'organisation du Conseil municipal, la préparation et le suivi des réunions (élaboration, envoi des convocations, signature.)
- Rédiger les délibérations portant sur l'administration générale
- Centraliser, vérifier et harmoniser les projets de délibérations et les actes de l'ensemble des services
- Rédiger les comptes-rendus des séances
- Assurer la transmission au contrôle de légalité de l'ensemble des actes
- Organiser la publicité des actes et la constitution des recueils et registres

3/ Contribuer à l'activité de la Direction générale :
- Participer à l'organisation et au suivi des missions et des projets de la Direction générale
- Assister la directrice et les directeurs adjoints dans la préparation et l'élaboration des dossiers
- Organiser et planifier des réunions et des rendez-vous
- Participer à la veille juridique.

PROFIL :

Savoirs :
- Bonne connaissance de l'environnement territorial, des processus de décision et du cadre juridique des actes des collectivités territoriales
- Connaissances en droit public
- Maîtrise des outils informatiques (Microsoft Office, Open Office, Dotelec.)
- Maîtrise de l'expression orale et écrite et fortes qualités rédactionnelles

Aptitudes/qualités :
- Savoir faire preuve d'initiative, d'autonomie et de réactivité
- Faire preuve de rigueur dans la gestion des délais et du formalisme
- Savoir organiser et planifier le travail et gérer les priorités
- Être force de proposition
- Avoir le goût pour le travail d'équipe et la pédagogie

CONDITIONS DE TRAVAIL:

- Temps complet
- Horaires pouvant varier selon les périodes

RÉMUNÉRATION : Selon condition statutaire + RIFSEEP + prime annuelle + carte restaurant.

Contractuel uniquement
Catégorie : B ou C avec expérience
Envoyez vos candidatures à l'attention de Monsieur le Maire par mail ou par courrier :
Mail : ****@****.**
Courrier : Mairie de Saint Genis Pouilly - Monsieur le Maire -

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).