Secrétaire - Comptable H/F - Posse 33

e/la secrétaire comptable a en charge la mise en oeuvre des actions inhérentes au au fonctionnement administratifs et comptable du pôle jeunesse. Dans ce cadre, il/elle aura à intervenir sur la mise en oeuvre et le développement des actions suivantes :
- Tenue des comptes et préparation les éléments de gestion.
- Réalisation des opérations de clôture.
- Gestion de la trésorerie et en lien avec la secrétaire comptable de l'association.
- Suivi administratif du personnel.
- Préparation et suivi des dossiers de financement et des subventions.
- Assistance à la préparation des réunions et rédige les comptes rendus.
- Assistance à la préparation et à la rédaction des bilans.
- Accueil et information des publics et leurs familles (notamment lors des périodes d'inscriptions).
- Suivis des devis et des factures.
- Contrôle des dossiers en cours (factures non acquittées, rappel, contentieux, etc.).
- Montage de présentations graphiques sur les chiffres de trésorerie...
Animation du pôle : Participation à l'élaboration, la mise en oeuvre et l'évaluation du projet jeunesse
- Réception et filtrage des appels téléphoniques.
- Renseignements.
- Gestion de l'agenda, prise de rendez-vous, et organisation de réunions diverses.
- Classement et archivage des documents internes à l'association.
- Prise de notes et rédaction des compte rendus de réunions.
- Préparation et envoi du courrier, mail.
- Accompagnement des équipes dans la réalisation de leurs projets (méthodologie, recherche de subventions, gestion budgétaire, etc.
- Suivi et évaluation des projets d'activités.
- Sensibilisation et communication autour des actions.
- Travail en partenariat avec les structures locales.
- Participation aux actions de proximité hors les murs.
- Aide à la mise en place et l'animation d'un accompagnement scolaire en lien avec les familles et les établissements scolaires.
- Prévention des situations à risques.
- Utilisation de l'ensemble des ressources possibles pour la mise en oeuvre des actions avec une attention particulière pour les outils numériques (vidéos.).
Responsabilités humaines
- Responsable de l'accompagnement d'une partie de l'équipe du pôle (bénévoles, stagiaires, services civiques, vacataires).
- Responsable du suivi des intervenants du secteur (partenaires, prestataires).
Responsabilités financières et administratives
- Responsable de la mise en oeuvre des procédures administratives, du suivi administratif relatifs à ces missions (cadre règlementaire, délais, planification.).
- Responsable du suivi d'exécution des devis et des factures des prestataires et fournisseurs de ses activités.
- Responsable du suivi et du bilan des activités qu'il/elle mène
- Responsable du contrôle et de la gestion des dépenses du pôle jeunesse.
Responsabilités matérielles/sécurité
- Veille aux respects des protocoles liés à la protection de l'enfance.
- Responsable de l'application des règles de sécurité des locaux, des personnes et du matériel.
- Assume de plein droit la responsabilité de ses décisions et agissements, dans le respect du cadre réglementaire et légal de ses fonctions.
- Tenu(e) à la discrétion des informations concernant le public et a un devoir de réserve concernant l'association.
- Veille à la sécurité des publics et des locaux lors des actions qu'il (elle) organise dans et hors les murs.
- Gère les locaux, le matériel et les espaces.
Divers
- Participe à la préparation et à l'animation d'actions (activités, animations, fêtes, réunions partenariales, .).
- Participe en tant que besoin à la vie des instances (CA, Bureau, commissions thématiques.) et au soutien sur les autres secteurs.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Classer des documents,Réaliser des opérations comptables,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Assurer la gestion des courriers entrants et sortants,Concevoir des supports de suivi et de gestion,Contrôler la conformité des documents financiers,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Garantir la confidentialité des informations,Gérer les agendas électroniques,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser des réunions internes,Organiser l'archivage des documents,Réaliser la gestion administrative du personnel,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Répondre aux demandes d'information,Structurer, synthétiser des informations,Vérifier les factures et les paiements

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).