Secrétaire H/F - Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

Au sein d'une équipe de 4 adjoints administratifs, sous la responsabilité d'un directeur pénitentiaire d'insertion et de probation (DPIP), l'agent affecté sur le poste accueil/secrétariat de l'antenne de Nîmes milieu fermé ou milieu ouvert, a pour principale mission d'assurer l'accueil (physique et/ou téléphonique) des Personnes Placées sous-main de Justice (PPSMJ), des partenaires institutionnels ou associatifs. Il assure également l'interface avec les tribunaux judiciaires et autres SPIP dans le cadre de la constitution des dossiers. Il doit être en capacité d'acquérir des connaissances sur les logiciels métier.

La tenue de statistiques sur l'activité du service, l'archivage des mesures confiées par l'autorité judiciaire sont également attendus. L'utilisation d'Excel est impérative.

L'adjoint administratif est amené à rédiger des mails, des notes sur le logiciel métier qui nécessite la maîtrise d'un logiciel de traitement de texte.

Il doit également être en mesure de gérer une boite structurelle : traitement des mails, transmission, classement. Une aptitude à prioriser les tâches est attendue.

L'affectation de l'agent sur les sites (milieu ouvert ou fermé) est de la compétence du directeur fonctionnel.

Connaissances :
Maîtrise des logiciels : traitement de texte et tableur
Maîtrise de la messagerie électronique
Gestion d'un standard téléphonique

Savoir-faire :
Adaptation du langage au type de public ou d'interlocuteur
Respect des personnes
Sens de l'écoute
Maitrise de soi
Capacité à travailler en équipe
Disponibilité
Discrétion
Sens de l'organisation

La pratique dans le domaine du secrétariat est souhaitée