B - Assistant de Direction au Sein de la Présidence des Manufactures Nationales 75 H/F - Manufactures Nationales - Mobilier national & Sèvres

L'assistant de direction au sein de la Présidence a pour missions :
- L'accueil physique et téléphonique ;
- Le traitement du courrier, diffusion, classement, archivage des documents ;
- La gestion de l'agenda du Président, la coordination des agendas des membres du comité de direction, la gestion ponctuelle des agendas des membres du comité de direction ;
- L'organisation des réunions en présentiel ou à distance (convocation, préparation des dossiers, réservation de salles, etc.) en lien avec les interlocuteurs internes et externes ;
- Assister l'assistante principale dans la participation au comité de direction hebdomadaire et la rédaction des comptes rendus ;
- La préparation des rendez-vous du Président (impressions, reliures, dossiers du Conseil d'administration, etc) ;
- La production de courriers administratifs (rédaction et/ou mise en page) ;
- L'organisation des déplacements des membres de l'équipe de direction (organisation, instruction des Ordre de mission, etc.) ;
- La mise à jour des fichiers contacts des partenaires de l'institution (artistes, institutionnels, dépositaires...) via l'outil Eudonet ;
- L'établissement de demandes d'achats relatives au fonctionnement de la Présidence (notes de frais, achats de consommables, de fournitures, etc) ;
- L'encadrement et la montée en compétences et la formation des stagiaires/apprentis.

Missions complémentaires :
L'assistant de direction instruit les réunions du Conseil d'administration : planning, préparation des dossiers, organisation matérielle, suivi etc.
Il vient également en support pour l'organisation des différentes commissions de l'établissement.

L'ensemble de ces fonctions nécessite la maîtrise des outils bureautiques, de messagerie, de planning, mais aussi de la pédagogie, d'excellentes qualités relationnelles et une grande discrétion.

Liens hiérarchiques :
Supérieur hiérarchique : Chef de cabinet
Supervision fonctionnelle : Administratrice générale et le directeur délégué à l'administration
Travail en étroite coopération avec les membres du comité de direction.
Liens fonctionnels : l'ensemble de l'institution en interne et l'ensemble des partenaires externes

Compétences techniques :
Environnement institutionnel et administratif
Outils bureautiques / messagerie /planning : maîtrise
Techniques de secrétariat : maîtrise
Méthodes de classement et d'archivage : maîtrise
La maîtrise de l'anglais ou des langues étrangères serait un plus

Savoir-faire :
Qualités rédactionnelles : courriers, notes : maîtrise
Sens de l'organisation / Rigueur: maîtrise
Capacité à prévoir et anticiper : maîtrise
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Savoir-être (compétences comportementales) :
Qualités relationnelles
Disponibilité
Réactivité et bonne gestion du stress : maîtrise
Discrétion