Assistant Administratif H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Poste à mi-temps au secrétariat de direction et à mi-temps dans une résidence universitaire.

- Assistant/assistante - secrétariat de direction

Environnement professionnel :

Sous l'autorité de la Directrice Générale du Crous Normandie, l'assistant/assistante de direction est en relation avec l'ensemble des chefs de service, des directeurs de site, et des Conseillers.

Il travaille en transversalité et contribue à l'activité du secrétariat de direction en lien étroit avec ses collègues à Caen ou à Rouen.

Mission du poste :

Participer à l'activité du secrétariat de Direction en lien avec ses collègues

Domaines d'intervention :

Toutes les tâches sont effectuées en relation avec le secrétariat à Caen

· Préparer et suivre les dossiers en relation directe avec la Direction du Crous Normandie, en assurer le compte-rendu verbal ou écrit.

· Analyser, sélectionner et prioriser les informations à transmettre à la Direction.

· Gérer la messagerie du secrétariat de direction, et transmettre les informations nécessaires.

· Organiser la gestion, la répartition et la diffusion du courrier dans les services.

· Assister aux réunions nécessitant des comptes-rendus et les établir.

· Aider à l'organisation des événements ponctuels (colloques, délégations...)

· Assurer le suivi des congés des cadres du Crous Normandie.

· Organiser les réunions (réservation des salles, mise à disposition de la flotte automobile...).

· Gérer les commandes internes et externes de la Direction (repas, fleurs, etc.).

· Assurer le suivi des mises en signature des parapheurs.

· Assurer le suivi des prestations liées au service intérieur ou à la copropriété (nettoyage, alarmes, poste...)

· Veiller à la continuité du service du secrétariat Rouen - Caen (alternance des congés, veille téléphonique et messagerie)

· Gérer le calendrier des astreintes administratives.

· Assurer le secrétariat des élections étudiantes.

· Assurer la diffusion et le recensement des états de grève.

- Assistant/assistante d'accueil en résidence

Activités principales:

· Accueillir et faciliter la vie des résidents (accueil physique et téléphonique, information, orientation vers les services compétents, formalités administratives...).

· Encaisser les loyers et travailler en liaison avec les différents services du Crous et de la CAF.

· Assurer la saisie et le suivi des dossiers de cautionnement Visale

· Veiller à l'occupation optimum de la Résidence.

· Assurer l'état des lieux d'entrée et de sortie.

· Peut-être amenée à effectuer les remplacements sur d'autres résidences de Rouen.

· Accueillir et assurer le suivi des entreprises intervenantes dans la résidence.

.Participer à la sécurité des personnes et des biens, gérer les situations d'urgence

Connaissances:

Connaissance de la structure, de l'environnement institutionnel et du fonctionnement de l'administration

Organisation administrative

Méthodes d'organisation du travail

Communication institutionnelle (conseil et positionnement) et interpersonnelle

Maîtrise des nouvelles technologies de communication, de gestion (logiciels, Internet, Intranet...)

Connaissance des techniques d'accueil et de communication
Afficher la suite
Connaissance du milieu étudiant

Connaissance des systèmes de sécurité et incendie du bâtiment.

Connaissance des règles d'hygiène, de santé et de sécurité en vigueur

Compétences:

Concevoir un projet, une démarche

Analyser, proposer, convaincre,

Travailler en réseau

Qualités rédactionnelles

Utilisation des outils bureautiques et informatiques

Comportements (savoir être)

Sens des relations humaines

Diplomatie et loyauté

Qualités de grande discrétion, confidentialité

Capacités d'adaptation et de réactivité

Autonomie

Grande capacité de discernement dans l'analyse des situations

Dynamisme

Réactivité

Expérience dans un poste similaire exigée