Secrétaire du Maire - Commune de Sainte Marie H/F - Fonction publique Territoriale

La secrétaire du maire est un maillon essentiel de l'équipe municipale. Elle assure le bon fonctionnement du cabinet du maire et est le premier point de contact avec le public, les élus et les services de l'administration.

Gestion administrative et organisationnelle :
Gestion de l'agenda du maire (rendez-vous, réunions, déplacements).
Organisation et préparation des réunions de travail et des rendez-vous officiels.
Rédaction et mise en forme de courriers, notes, et autres documents administratifs.
Traitement du courrier entrant et sortant.
Classement et archivage des dossiers.

Accueil et communication :
Accueil physique et téléphonique des visiteurs, du public, des élus et des partenaires institutionnels.
Filtrage des appels et orientation des demandes vers les services compétents.
Prise de messages et transmission des informations.
Création et mise à jour de bases de données de contacts.

Soutien au Maire et aux élus :
Préparation des dossiers pour les rendez-vous et les réunions (recherches d'informations, synthèses).
Suivi des décisions et des engagements du maire.
Assistance logistique lors des événements publics ou officiels.
Coordination avec les autres services de la mairie pour assurer la fluidité des informations.

Savoir-faire :
Maîtrise parfaite des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
Excellentes capacités rédactionnelles et orthographe irréprochable.
Sens de l'organisation et rigueur dans la gestion des tâches.
Maîtrise des techniques d'accueil téléphonique et physique.

Savoir-être :
Discrétion et respect de la confidentialité des informations.
Sens du service public et des relations humaines.
Disponibilité, adaptabilité et réactivité.
Grande autonomie et sens des initiatives.
Capacité à gérer le stress et les priorités.