Secretaire - Conseil Departemental de la Reunion H/F - Fonction publique Territoriale

Sous l'autorité de la directrice, l'agent apporte une assistance administrative au gestionnaire de dossiers et projets transversaux et aux responsables des services Vie Artistique et Culturelle, Coordination des Equipements Culturels, Innovation Communication Informatique et Ressources Moyens Evaluations.

·Assurer l'accueil physique et/ou téléphonique des usagers avec un premier niveau d'information
·Orienter les usagers vers les services compétents
·Gérer les courriers "arrivée" et "départ"
·Exécuter et suivre les procédures administratives
·Vérifier la validité des informations traitées
·Réceptionner et diffuser des informations
·Mettre en forme et présenter des dossiers
-Préparer et suivre les parapheurs
-Mettre en forme et présenter des dossiers et dactylographier des documents
·Rédiger des rapports, notes, courriers, etc.
·Suivre l'agenda de l'équipe (réunions, congés, rendez-vous etc)
-Préparer les réunions : réservation de salle, invitations, listings etc.
-Suivre les absences
·Suivre des projets et/ou activités priorisés par la direction
·Faciliter les échanges entre la direction et les partenaires internes et externes
·Classer et/ou archiver les dossiers du service

-- Poste ouvert au cadre d'emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux
-Connaissance du fonctionnement de la collectivité et de son environnement
-Maîtrise des outils bureautiques et informatiques
-Maîtrise des techniques de secrétariat
-Capacité à communiquer en s'adaptant aux différents types d'interlocuteurs internes et/ou externes
-Capacité à travailler en pluridisciplinarité
-Capacité à orienter la demande au sein des services
-Discrétion
-Disponibilité
-Esprit d'équipe
-Rigueur
-Sens de l'organisation
- Sens des relations humaines