Assistant du Département d'Information Médicale à 50 % H/F - Fédération Hospitalière de France

Descriptif Descriptif du poste :

Descriptif du poste
Assistante du Département d'Information Médicale du CHU et du Groupement Hospitalier de Territoire de Champagne.
Abréviations
DIM : Département d'Information Médicale
TIM : Technicien de l'Information Médicale
DRH : Direction des Ressources Humaine
GHT : Groupement Hospitalier de Territoire
PMSI : Programme de Médicalisation des Systèmes d'Information
Missions
L'assistante du DIM participe aux missions du Département d'Information Médicale et assiste le médecin responsable dans ses fonctions de DIM de territoire de Champagne.Elle assure les relations avec tous les services, les partenaires internes et externes et contribue à une bonne communication en lien avec l'image et l'action du Département d'Information Médicale.
L'assistante remplira notamment les missions suivantes :
Accueil physique
Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
Prises de rendez-vous, gestion des agendas (ZIMBRA, eGTT)
Gestion des commandes (papeterie, mobilier, matériels..)
Conception et rédaction de documents relatifs au DIM (Power Point, Word)
Elaboration de tableaux Excel (TCD, graphiques)
Traitement, mise en forme, reproduction et diffusion de courriers, documents, tableaux
Organisation de réunions ou formations
Prise de notes, rédaction et diffusion des comptes rendus
Réception et gestion du courrier arrivant au DIM
Photocopies, tri, traitement, diffusion de documents, classement et archivage
Organisation des CRIMCA (Collège Régional de l'Information Médicale de l'ex région Champagne-Ardenne) : à raison de 4 réunions annuelles
Trésorière du CRIMCA
Appui logistique lors de l'arrivée de nouveaux agents (matériel informatique, accès, tel, bureaux)
Appui de la cadre coordonnatrice du PMSI : gestion des plannings des TIMs, demandes deformation, ou toute autre demande ponctuelle
Missions relatives au PMSI :
Recherche documentaire et bibliographique relatives au PMSI
Participation à la création et diffusion de fiches d'aide au codage
Saisie de données liées à l'activité médicale
Extraction de base de données
Suivi des séjours de recherche clinique non facturables
Suivi hebdomadaire de l'exhaustivité de codage des séjours : à diffuser mensuellement surl'intranet
Complétude des tableaux de suivi des envois mensuels de valorisation des séjours sur ePMSI(ATIH)
Organisation et suivi des missions d'optimisation et contrôle de la qualité de codage des séjoursavec la société partenaire (AYMING)
Caractéristique du poste:
Temps de travail : 50 % - présence les matins

Profil recherché :

Niveau d'études :
Bac à Bac +2 en études afférentes au secrétariat ou à l'assistance de direction
Connaissances techniques :
Autonomie rédactionnelle
Maitrise outils informatiques (Excel, Word, PowerPoint, intranet)
Maitrise des outils informatiques de saisie d'activité
Savoir-faire :
S'exprimer avec professionnalisme à l'oral et à l'écrit
Être disponible et polyvalente dans ses activités, faire preuve de souplesse et d'adaptabilité
Être dynamique dans son travail
Organiser et classer des données ou dossiers, informations, des documents de diverses natures(papier, informatique)
Définir/ adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Savoir faire face aux situations conflictuelles
Avoir le sens de l'organisation et de la gestion du temps
Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
Utiliser les outils bureautiques et de télécommunications, ainsi que les logiciels métiers
Savoir-être :
Organisation et rigueur
Disponibilité, discrétion, confidentialité
Comportement adapté dans ses relations avec autrui
Capacité de communication écrite et orale
Maitrise de soi