Assistant de Gestion H/F - Pôle de Compétitivité Xylofutur

Xylofutur est le seul pôle de compétitivité dédié à la filière forêt-bois-chimie qui rassemble près de 220 acteurs académiques et socio-économiques autour des enjeux de la bioéconomie forestière et du développement durable (décarbonation en particulier).
La mission principale du pôle consiste à accompagner ses adhérents dans le développement de leurs projets RDI et à favoriser la dissémination des résultats.
Le pôle est également doté d'un service spécifique pour l'accompagnement des start-ups, unique dans la filière : La WoodTech et d'un service dédié aux financements européens.

Au sein d'une équipe de 10 personnes et sous la responsabilité directe de la Directrice, vous jouez un rôle central dans la gestion administrative, financière, sociale et associative de la structure.
Votre poste couvre plusieurs volets et implique des interactions quotidiennes avec l'équipe, les partenaires, le cabinet comptable et les adhérents.

Vos missions principales
1. Gestion RH & Social
- Administration du personnel : contrats de travail, DPAE, suivis des temps des salariés, congés, jours de repos et absences
- Paie : Préparation des éléments variables de paie et interface avec le cabinet comptable
- DSN : Suivi des cotisations réglées aux organismes sociaux (MSA, prévoyance, retraite, mutuelle)
- Suivi des dossiers OPCO (formation professionnelle)

2. Comptabilité & Finances
- Suivi de la trésorerie et élaboration du plan de trésorerie
- Préparation et suivi du budget (dont masse salariale)
- Suivi et établissement des bilans financiers par action
- Facturation (cotisations, prestations diverses) et relances
- Suivi des subventions et demandes de solde
- Contributions volontaires en nature avec la Directrice
- Contrôle et transmission des éléments comptables au cabinet comptable

3. Organes de gouvernance de l'association et suivi des adhésions
- Réunions des Conseils d'Administration et Assemblée Générale : invitations, ordres du jour, comptes-rendus, présentations, logistique (traiteur, dossiers)
- Suivi des adhésions et cotisations

4. Autres missions
- Déclarations de dépenses sur les projets européens (masse salariale, feuilles de temps, suivi budgétaire)
- Suivi des tableaux de bords (indicateurs, feuilles de temps analytiques...)
- Gestion des fournitures et des véhicules de service.

Votre profil
- Formation minimum Bac +2/3 en gestion, comptabilité, assistant(e) PME ou équivalent
- Expérience confirmée sur un poste similaire (au moins 2 ans), idéalement dans une structure associative
- Bonne compréhension des mécanismes de gestion RH et comptables (paies, déclarations sociales, budget, suivi des subventions.)
- Aisance avec les outils bureautiques (Excel, Word, Outlook, Teams - office 365), CRM, logiciel de facturation
- Organisation, rigueur, autonomie : vous êtes capable de gérer plusieurs tâches en parallèle tout en respectant les délais
- Bon relationnel et sens du service : vous aimez travailler en lien avec différents interlocuteurs (direction, équipe salariée, adhérents, cabinet comptable et partenaires)
- Une appétence pour le fonctionnement associatif est un plus.

Votre rattachement hiérarchique
Vous serez placé.e sous l'autorité de la Directrice de l'association.

Environnement et conditions de travail
Type de contrat : CDD de 6 mois, évolution possible en CDI
Statut : cadre, forfait jours (217 jours)
Lieu de travail : 57, rue Gay-Lussac, 33370 Artigues-près-Bordeaux
Rémunération : 28400 € annuel sur 13 mois
Avantages : jours de repos, mutuelle prise en charge à 90% par l'employeur, télétravail ponctuel possible

Modalités de candidature:
Merci de nous envoyer votre CV accompagné d'une LETTRE de MOTIVATION sous la forme d'un document unique en PDF, intitulé à votre nom,

Experience: 2 An(s)

Compétences: Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Assurer le suivi de la comptabilité, de la facturation et des fiches de paie (seul ou en relation avec des conseils externes),Assurer le suivi des commandes avec les fournisseurs,Collecter les informations nécessaires à l'établissement des paies (heures travaillées, absences, congés, primes, etc.),Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison),Concevoir un devis ou un projet de contrat,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Emettre un appel ou une relance téléphonique des clients ou des prospects,Fournir des devis détaillés et des explications sur les coûts,Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc),Traiter les factures et les rapprochements bancaires,Utiliser des logiciels de gestion de la relation client (CRM),Vérifier les factures et les paiements

Qualification: Cadre

Secteur d'activité: Activités des organisations professionnelles

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.