Secrétaire du Service du Personnel H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
- Reims - 51
- Fonctionnaire
- Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
Les missions du poste
L'Université de Reims Champagne-Ardenne recherche un.e secrétaire du service du personnel pour rejoindre l'Instituts nationaux supérieurs du professorat et de l'éducation (INSPE).
Il/elle sera placé.e sous l'autorité de la responsable du service du personnel et travaillera en lien avec la Directrice adjointe en charge du pilotage et des moyens.
Mission 1 : Gérer les activités liées au logiciel OMEGA
- Assurer la gestion des dossiers vacataires : vérification des dossiers sur OREC, saisie et contrôle des services (prévisionnels, autorisés et réalisés)
- Être en appui à la saisie des services prévisionnels
- Contrôle des services des agents titulaires
- Saisie des primes dans Oméga
- Suivre les dossiers administratifs enseignants sur Oméga : temps partiel, décharge de service...
- Gérer les anomalies et les mises en paiement (vacataires et heures complémentaires des agents titulaires)
Mission 2 : Accueil et secrétariat du service du personnel
- Répondre au téléphone, renseigner, accueillir les interlocuteurs
- Etablir des courriers, attestations
- Gérer le courrier et sa transmission
- Suivre les arrêts maladies et les déclarations d'activités accessoires des personnels enseignants
- Participer à l'organisation des commissions de recrutement
- Classer et archiver les documents du service
- Gérer les demandes et les éditions des cartes professionnelles
Mission 3 : Activités secondaires
- Gérer l'accueil téléphonique de l'accueil et du secrétariat de direction encas d'absence des collègues
- Gérer des tâches administratives du secrétariat de direction en cas d'absence de la collègue
Le profil recherché
Compétences :
Connaissance des statuts des personnels
Connaissance du fonctionnement de l'INSPE et de l'URCA
Connaissance du logiciel SIHAM, CELCAT et OMEGA et de l'application OREC
Savoir utiliser les outils informatiques et bureautiques
Aptitude à l'organisation du travail (planification, hiérarchisation des urgences, anticipation)
Très bonne communication orale
Aptitude au travail en équipe
Prise d'initiatives
Discrétion, courtoisie, amabilité, disponibilité, sens du service public