Assistant·e de Direction H/F - Ministère des armées. Liberté, égalité, fraternité.

Missions du poste : (sous l'autorité hiérarchique du chef de cabinet)

- Assister l'équipe de direction dans l'organisation quotidienne de son travail

- Assurer l'organisation et le suivi des instances

- Assurer le suivi des actions de la direction

- Traiter les informations entrantes, les transmettre selon l'urgence et la priorité

- Contribuer à la préparation et au suivi budgétaire de la Direction générale.

Activités principales :

- Gérer les agendas de la directrice générale et de la directrice adjointe en fonction des demandes : prise de rendez-vous, organisation de réunions, gestion des priorités.

- Gérer les aspects logistiques des déplacements de la directrice générale et de la directrice adjointe en fonction des demandes : ordres de mission, réservations diverses...

- Préparer les dossiers de déplacement pour leurs RDV et réunions de la directrice générale et de la directrice adjointe recueillir les informations nécessaires et les documents pertinents,

- Assurer l'organisation matérielle et logistique des instances (COMEX, CODIR, Amphi Cadres, Conseil d'Administration, Conseil de la Formation, Conseil de la Recherche) et des réunions importantes : réservation et aménagement des salles, restauration, ordres de mission, hébergement, transports,...

- Gérer les flux de courriers entrants et sortants : relève des parapheurs et du courrier, vérification de la cohérence des demandes, suivi des urgences en lien avec le chef de cabinet, e-parapheur (administrateur opérationnel)

- Rédiger, saisir et mettre en forme des documents divers (courriers, présentations, décisions, notes, tableaux...), les enregistrer, les mettre à l'e-signature, les diffuser

- Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information au sein du cabinet et en lien avec les directions, services et départements

- Accueillir, informer et orienter les interlocuteurs internes et externes (filtrage des appels téléphoniques, prise de messages, transmission des demandes...)

- Alimenter et tenir à jour la base de contacts du cabinet ainsi que la liste protocolaire (Invitations, voeux DG)

- Contribuer à la préparation et au suivi budgétaire de la Direction générale en appui du chef de cabinet en participant à l'élaboration du budget prévisionnel et en suivant l'exécution du budget

- Suivi de la carte achat en lien avec le suivi budgétaire de la Direction générale

- Préparation des commandes, suivi des fournitures et gestion des stocks

Suppléances :

- Modération des listes de diffusion

- Secrétariat séance, rédaction du compte rendu COMEX

- Assurer l'organisation administrative des instances COMEX, CODIR, Amphi Cadres, Conseil d'Administration, Conseil de la Formation, Conseil de la Recherche.

Compétences spécialisées ou transverses
Connaître l'organisation générale, les structures et les procédures de l'établissement
Maîtriser les techniques de communication écrite et orale
Maîtriser les outils bureautiques (traitement de texte, tableur, diaporama, messagerie électronique...)
Avoir une connaissance générale des techniques de gestion administrative et

financière
Faire preuve de rigueur et de sens de l'organisation dans le cadre d'actions plurielles

Aptitudes -Savoir-être
Autonomie, discernement et sens de l'initiative dans l'exercice de ses attributions
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Sens aigu de la confidentialité et de la discrétion
Aptitude relationnelle et maîtrise de soi
Capacité à faire face à des pics d'activités