Assistant de Direction H/F - Ministère de la Culture - Liberté, égalité, fraternité

Missions et activités principales :

Sous la responsabilité de la directrice et du directeur adjoint, l'agent assure les fonctions d'assistant de direction en charge de toutes les actions susceptibles de valoriser et soutenir la politique menée :

Assiste la direction dans l'organisation quotidienne du travail
Gère l'agenda de la direction (rendez-vous, agendas, filtrages, etc.) et le diffuse auprès des autres services
Suit et met en forme le courrier
Assure l'organisation, la préparation et le suivi des réunions, notamment celles des chefs de service, les points direction et le conseil d'administration
Organise et supervise les aspects logistiques de la fonction de direction (définition des besoins, demandes des devis traiteurs ou accueil café, gestion de la réserve, etc.) et les liens avec le service des moyens généraux
Assure l'accueil physique et téléphonique et la gestion des réunions à distance
Assure l'interface avec les partenaires extérieurs
Traite des dossiers ponctuels ou transversaux, prend des notes, constitue des dossiers administratifs et gère l'archivage (par exemple lors de réponses à apporter au ministère de tutelle, ou lors des dossiers de contentieux)
Assure une veille institutionnelle sur les relations de partenariats avec les organismes de formation et de recherche, les établissements d'enseignement supérieur, les collectivités territoriales, et les partenaires non académiques, en lien étroit avec les services concernés.

Compétences techniques :

Techniques de communication
Modes de fonctionnement des administrations publiques
Connaître l'environnement professionnel
Compétences en informatique
Classement et archivage

Savoir-faire :

Réaliser des synthèses
Rédiger et mettre en forme des documents
Evaluer et hiérarchiser les besoins
Structurer son travail
Savoir planifier et respecter les délais
Savoir s'adapter aux différents interlocuteurs
Savoir gérer les aléas
Filtrer et orienter les informations
Afficher la suite
Savoir être :

Sens de l'initiative
Capacité d'organisation
Réactivité
Sens relationnel
Sens de la confidentialité
Savoir accueillir