Gestionnaire de Planning en EHPAD à 80% H/F - Association les Chenus

EHPAD associatif de 112 places (dont 6 en accueil de jour et 5 en hébergement temporaire) situé au coeur de Pacé, dans un environnement verdoyant, composé de 6 unités classiques et une unité spécifique.

Dans le cadre d'une création de poste, nous recrutons un/e gestionnaire de planning en CDD à 80% (CDD de 6 mois). Ce poste s'inscrit dans la mise en place de notre nouvelle organisation administrative.

Le contrat pourra évoluer en CDI.

Le poste intègre des temps d'accueil physique et téléphonique.

Le poste est placé sous la responsabilité de la direction, en lien fonctionnel avec l'infirmière coordinatrice, la responsable hôtellerie, la secrétaire RH et la gestionnaire de paie.

Prise de poste souhaitée le 13/10/2025.

Élaboration et gestion des plannings :

Élaborer les plannings mensuels/hebdomadaires en lien avec les responsables de services ; tenir à jour le planning sur le logiciel dédié (BL planning) ;
Intégrer les absences prévisibles (congés, arrêts maladie, formations, etc.) et organiser les remplacements ; suivre les demandes d'échanges,
Etablir les plannings des apprentis aides-soignants ;
Positionner les remplaçants en veillant à la meilleure continuité possible ;
Assurer la gestion des remplacements non prévisibles ;
Veiller à la conformité des plannings avec la législation (temps de travail, repos, etc.) et des notes de services.
Assurer la gestion de la plateforme de remplacement HUBLO (suivi des missions, validation des missions, pré-validation des contrats HUBLO pour signature, enregistrement des contrats et des DPAE dans les dossiers salariés) ;
Etre en lien avec les remplaçants pour la prise de leurs disponibilités afin de leur transmettre une proposition de planning ;
Transmettre les données nécessaires à la paie ;
Collaborer avec les agences d'intérim (envoi des demandes après validation de la direction, validation des heures réalisées).
Coordination et communication :
Accueillir les remplaçants (visite de l'établissement, communication des codes d'accès, informations essentielles, règles de sécurité) afin de participer à leur bon accueil et fidélisation ;
Être l'interlocuteur privilégié des équipes pour toute question liée au planning ;
Participer à certaines réunions ;
Garantir une communication claire et anticipée des plannings aux équipes (affichage, réalisation du contrôle planning hebdomadaire, lien avec l'astreinte en amont du week-end) ;
Développement et fidélisation du pool de remplaçants.
Participer à l'accueil physique et téléphonique (le mardi matin, le jeudi et un samedi sur deux).
Amélioration continue :

Participer à des projets en lien avec l'amélioration de l'organisation du temps de travail (paramétrage du logiciel, travail sur les roulements de travail).
Organisation du poste :

28 heures par semaine selon le roulement défini sur 2 semaines.
1 samedi travaillé sur 2.
Repos le mercredi.
Possibilité de participer aux astreintes administratives (gestion des absences).

Horaires prévisionnels :

Lundi : 9h30 - 13h00 / 14h00 - 17h30 (1/2)
Mardi : 8h30 - 13h00 / 14h00 - 16h30
Jeudi : 9h30 - 12h00 / 13h00 - 17h30
Vendredi : 9h00 - 12h00 / 13h00 - 17h00
Samedi : 9h30 - 13h00 / 13h30 - 17h00 (1/2)

Salaire équivalent temps plein : 1952.23 + 238 (Ségur) = 2190.23€ bruts + compensation financière forfaitairement fixée à 3,65 € brut par heure d'astreinte
Salaire 80% : 1752.18€ bruts + compensation financière forfaitairement fixée à 3,65 € brut par heure d'astreinte

Profil recherché
Titulaire Bac +2 domaine social/RH/gestion.
Une expérience en gestion de planning dans le secteur sanitaire ou médico-social, aide à domicile.
Maîtriser les techniques de bureautiques et d'informatiques.
Avoir des notions de droit social.
Maîtrise des outils informatiques (Excel, logiciels de planification).
Rigueur, sens de l'organisation et capacité d'anticipation.
Bon relationnel et aptitude à travailler en équipe.

Experience: 12 Mois

Compétences: Contrats de travail,Gestion des carrières,Législation sociale,Documents d'embauche,Gestion administrative du temps de travail,Organiser la logistique des recrutements et des formations,Mettre à jour les dossiers individuels des salariés (changement de situation, évolution de carrière, etc.),Réaliser la gestion administrative des contrats,Mettre à jour un dossier, une base de données,Assurer le suivi des dossiers de maladie, maternité, accidents du travail, etc,Réaliser des déclarations réglementaires,Concevoir des supports de suivi et de gestion,Collecter les informations nécessaires à l'établissement des paies (heures travaillées, absences, congés, primes, etc.),Assurer un accueil téléphonique,Accueillir, orienter, renseigner un public,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Hébergement médicalisé pour personnes âgées

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.