Secrétaire Administratif - Secrétaire Administrative de Collectivité Territoriale H/F - Pôle Emploi

Sous la responsabilité de la direction ou du responsable d'exploitation, la secrétaire administrative assure le suivi administratif et organisationnel des activités liées à la sécurité privée. elle veille à la bonne gestion des dossiers du personnel, des plannings, des contrats clients et des obligations réglementaires propres au secteur.

Fort(e) d'une expérience significative dans le domaine de la sécurité privée, elle comprend les enjeux spécifiques du secteur (normes CNAPS, législation du travail, gestion des cartes professionnelles, etc.) et contribue activement au bon fonctionnement du service.

Missions principales :
- Gestion administrative du personnel :
- Suivi des dossiers agents (contrats, cartes professionnelles, visites médicales, formations obligatoires, habilitations).
- Gestion des absences, congés et plannings.
- Préparation des éléments variables de paie.
- Suivi des clients et des contrats :
- Rédaction et suivi des contrats de prestation.
- Gestion des devis, facturation, relances clients.
- Mise à jour des tableaux de bord et reporting.
- Suivi réglementaire et qualité :
- Veille au respect des obligations légales et réglementaires du secteur.
- Participation à la préparation des audits et contrôles CNAPS.
- Communication interne et externe :
- Interface entre la direction, les agents de sécurité et les clients.
- Rédaction de courriers, comptes rendus, notes de service.
- Soutien administratif global :
- Gestion du standard, du courrier, des fournitures.
- Classement, archivage et mise à jour des documents.

Profil recherché :
- Formation : Bac à Bac +2 en gestion administrative, secrétariat ou équivalent.
- Expérience : Minimum 1 à 2 ans dans un poste similaire, impérativement dans le secteur de la sécurité privée.
- Connaissances :
- Réglementation du CNAPS.
- Logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook) et outils de planification.
- Gestion RH et administrative.
- Qualités requises :
- Sens de l'organisation et rigueur.
- Discrétion professionnelle.
- Autonomie et esprit d'initiative.
- Excellentes capacités de communication écrite et orale.

Experience: 1 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités de sécurité privée

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.