Secrétaire de Direction H/F - Terre D'aude - Terre de France

Le/La Secrétaire de Direction confirmé(e) assiste la Direction et les équipes dans la gestion administrative, organisationnelle et relationnelle des projets de promotion immobilière. Il/Elle contribue à la fluidité de la communication interne et externe, garantit la fiabilité des informations et
assure le suivi administratif des opérations.

Activités et responsabilités :

1. Assistance à la Direction
- Gérer l'agenda, coordonner les rendez-vous, réunions et déplacements de la
Direction.
- Préparer et mettre en forme courriers, notes, présentations et comptes rendus.
- Gérer les communications téléphoniques, courriels et correspondances diverses.
- Assurer la confidentialité et la fiabilité des informations traitées.

2. Gestion administrative des opérations immobilières
- Suivre, classer et archiver les documents relatifs aux opérations (permis de
construire, contrats, actes notariés, GFA, dossiers techniques).
- Gérer et mettre à jour les dossiers clients (réservations, contrats de vente).
- Préparer les signatures (notaires, réservations, actes).
- Suivre les échéances administratives et financières liées aux projets.

3. Coordination et communication
- Réceptionner, filtrer et orienter les appels, courriels et courriers.
- Relayer les informations auprès des équipes internes.
- Accueillir les visiteurs, clients et partenaires.
- Organisation logistique des événements et salons.

4. Soutien organisationnel
- Organiser et suivre les comités stratégiques et réunions de projets.
- Élaborer et mettre à jour les supports de suivi (tableaux de bord, plannings).
- Contribuer à l'amélioration continue et à la structuration des procédures
administratives.

Compétences requises :

1. Techniques :
- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Connaissance des procédures administratives et juridiques en immobilier
(urbanisme, notariat, financement, assurance GFA).
- Capacité à préparer et suivre des dossiers complexes.
- Notions juridiques fortement appréciées.

2. Organisationnelles :
- Rigueur, sens du détail et capacité à hiérarchiser les priorités.
- Gestion simultanée de plusieurs dossiers.
- Anticipation et respect strict des échéances.

3. Relationnelles :
- Excellente communication écrite et orale.
- Diplomatie, sens du service et grande discrétion.
- Esprit d'équipe et aisance avec des interlocuteurs variés (clients, partenaires institutionnels et techniques).

Profil recherché :
- Formation Bac +2/3 (BTS Assistant de direction, DUT GEA, Licence pro gestion immobilière ou
équivalent).
- Expérience confirmée d'au moins 2 ans en secrétariat de direction, idéalement dans le
secteur immobilier, construction ou juridique.
- Maîtrise du vocabulaire immobilier et notarial appréciée.

Conditions et environnement de travail :
- Poste basé au siège de la société de promotion immobilière.
- Horaires :
o Du lundi au jeudi : 8h-12h et 14h-18h
o Le vendredi 8h-12h et 14h-17h
- Contrat : CDI de 39h
- Rémunération : 15 € brut/heure.
- Avantages : mutuelle Prévifrance, bureaux modernes et matériel de bureautique neuf.
- Relation directe avec la Direction et échanges réguliers avec les partenaires externes

Experience: 2 An(s) - poste similaire

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Gérer un planning,Organiser des déplacements professionnels,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Assurer un accueil téléphonique,Utiliser les outils numériques

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Activités des sièges sociaux