Contrôleur Documentaire H/F - Ministères Aménagement du Territoire Transition Écologique
- Compiègne - 60
- Fonctionnaire
- Ministères Aménagement du Territoire Transition Écologique
Les missions du poste
Vos activités s'articulent autour des principaux axes suivants:
- Contrôler les documents : respect de la charte graphique du projet, cohérence entre les différents formats d'un même document, respect et utilisation correcte de la procédure de codification des documents, contrôle des métadonnées
- Administrer les outils de gestion électronique de documents (Mezzoteam et SharePoint) : gestion de l'annuaire et des comptes utilisateurs, gestion et suivi des autorisations d'accès aux sites SharePoint, bibliothèques..., gestion de la confidentialité des documents, gestion des circuits de diffusion, validation des documents (workflow), création des sites SharePoint en fonction des besoins etc...
- Être un support aux utilisateurs : formation et accompagnement des utilisateurs sur les procédures et outils de gestion documentaire, réalisation des supports de présentation et des guides (d'exploitation, d'administration) des outils GED
- Mettre en place les reportings en fonction des attendus du projet (suivi des documents entrants / sortants, nombre de documents approuvés ou rejetés, nombre de documents en retard...)
- Participer à l'établissement ou la mise à jour des procédures ou instructions de gestion documentaire
- Participer aux audits qualités sur le volet gestion documentaire
- Participer à l'administration fonctionnelle et l'animation de l'outil Mezzoteam (GED travaux) afin de favoriser l'appropriation et le bon usage de la plateforme par les équipes internes et les prestataires
- Participer aux réunions internes et aux réunions avec l'AMO/MOE/MOA et les entreprises travaux
Le profil recherché
De formation Bac +2 ou Bac +3 dans les métiers de la gestion documentaire avec une expérience de 2 à 5 ans sur un poste similaire.
Des connaissances sur les GED, SharePoint ou Mezzoteam seraient un atout
Rigoureux·se, doté·e d'un bon relationnel et force de proposition, vous appréciez le travail en équipe, tout en faisant preuve de discrétion professionnelle